Im Februar 2018 ist die schul.cloud deutschlandweit gestartet. Schon über 7.500 Schulen haben sich seitdem der schul.cloud angeschlossen und vertrauen auf die kostenfreie schul.cloud. Wir freuen uns über den regen Austausch und den offenen Dialog, den wir durch unseren Kundenkontakt erfahren dürfen. In den Gesprächen mit Kunden erhalten wir Anregungen, Tipps, konstruktive Kritik und uns werden einige Fragen gestellt. Diese Fragen haben wir gesammelt und zum Anlass genommen, einen eigenen Blogbeitrag für die häufigsten Fragen aus unseren Kundendialogen schriftlich zu beantworten.
Wir hoffen, dass Ihnen durch diese Antworten der Einstieg und die Nutzung der schul.cloud noch leichter fallen. Gerne nehmen wir auch weitere Fragen auf und freuen uns über Ihre Rückmeldung. Falls Sie uns Fragen oder Themenvorschläge für weitere Blog-Beiträge einreichen möchten, können Sie uns gerne telefonisch unter 0511/675190 oder über unser Kontaktformular kontaktieren. Wir freuen uns über den weiteren Austausch und wünschen viel Spaß beim Lesen dieses Blogbeitrages.
Nachdem Sie sich in der schul.cloud registriert haben, erhalten Sie per Post einen Aktivierungsbrief mit Ihrem Aktivierungsschlüssel. Dieser ist auf dem Postweg zu Ihnen unterwegs, wodurch es unter Umständen zu zeitlichen Verzögerungen kommen kann.
Hinweis: Da wir Ihnen den Brief an Ihre Schule zustellen, wird er in der Regel im Sekretariat zugestellt. Bitte fragen Sie nach, ob dieser dort schon eingetroffen ist bzw. prüfen Sie, ob Sie diesen ggf. schon in Ihrem Postfach in der Schule liegen haben.
Falls Sie sich nicht in der schul.cloud anmelden können, kann dies verschiedene Gründe haben. Prüfen Sie bitte die folgenden Punkte gründlich:
Haben sie den Aktivierungsschlüssel per Post erhalten?
Sie haben den Registrierungsschlüssel von einem Kollegen oder einer Lehrkraft erhalten?
Melden Sie sich unter https://app.schul.cloud/app#/start/register mit Ihrem Schlüssel an. Erst anschließend können Sie sich mit Ihren Nutzerdaten anmelden.
Stimmen Ihre Anmeldedaten?
Überprüfen Sie bitte die korrekte Schreibweise sowie Groß-/Kleinschreibung und schließen Sie Tippfehler aus.
Sie haben diese Punkte ausgeschlossen und können sich dennoch nicht anmelden?
Gerne können Sie sich jederzeit telefonisch mit uns unter 0511/675190 in Verbindung setzen oder Sie schreiben uns über unser Kontaktformular.
Nur Benutzer mit der Berechtigungsstufe „Lehrer“ können weitere Benutzer in die schul.cloud einladen.
Im Anschluss können Sie den angezeigten Registrierungsschlüssel kopieren und bspw. per E-Mail diesen an Schüler, Eltern oder Lehrer versenden. Unter https://app.schul.cloud/#/register können sich die Nutzer dann mit dem Schlüssel registrieren. Hinweis: Registrierungsschlüssel können mehrfach erstellt werden.
Generell sind Mitglieder von Schulen und Bildungseinrichtungen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz für die schul.cloud nutzungsberechtigt. Die Initiative zur Registrierung der schul.cloud geht von einem Lehrer der Schule/Bildungseinrichtung oder der Schulleitung aus.
Für die schul.cloud sind Schüler, Lehrer (hierzu zählen auch die Schulleitung sowie Personen, die administrativ an der Schule tätig sind) und Eltern der jeweiligen Schule nutzungsberechtigt. Diese verschiedenen Nutzergruppen besitzen unterschiedliche Berechtigungen.
Schüler sind auf der schul.cloud berechtigt, Channel sowie Konversationen zu erstellen. Zudem verfügen sie über eine eigene Dateiablage. Eltern können über die schul.cloud Konversationen erstellen und verfügen über eine eigene Dateiablage. Lehrer und Schulleitung sind auf der schul.cloud berechtigt, Channel und Konversationen zu erstellen. Zudem verfügen sie über eine eigene Dateiablage. Lehrer können Nutzer über den Registrierungsschlüssel neue Nutzer einladen und die schul.cloud administrieren.
Wenn Sie die Meldung bekommen, dass Ihre E-Mail Adresse bereits in Verwendung ist, besteht bereits ein Account im schul.cloud System, der mit dieser E-Mail Adresse registriert ist.
Schüler erhalten über ihren Lehrer eine Einladung zur schul.cloud. Mit dieser melden sie sich einfach auf dieser Login-Seite an. Zur Nutzung der Apps müssen diese zunächst im Apple iTunes Store für iOS Geräte und im Android Play Store für Android Geräte heruntergeladen werden. Anschließend können sich Schüler mit ihren Anmeldedaten anmelden.
Aus Sicherheitsgründen läuft die Authentifizierung eines Geräts, auf dem schul.cloud länger als 4 Wochen nicht verwendet wird, ab. Der Account wird dann auf diesem Gerät ausgeloggt und die Login-Daten müssen erneut eingegeben werden. Bei Verwendung der schul.cloud wird die Authentifizierung des Geräts automatisch um 4 Wochen verlängert. Um den Ablauf der Authentifizierung zu verhindern, muss die App also regelmäßig verwendet werden.
Wenn Sie die Meldung bekommen, dass Ihre E-Mail Adresse bereits in Verwendung ist, besteht bereits ein Account im schul.cloud System, der mit dieser E-Mail Adresse registriert ist.
In diesem Fall müssen Sie eine alternative E-Mail Adresse für die Aktivierung der schul.cloud verwenden. Sie können die E-Mail-Adresse später in der schul.cloud ändern.
Bitte teilen Sie uns die alternative E-Mail-Adresse mit, die Sie für die Aktivierung verwenden möchten. Wir passen die E-Mail-Adresse bei Ihrer Registrierung an, hierzu erhalten Sie von uns eine Rückmeldung.
Falls Sie keine E-Mail zum Zurücksetzen des Account-Kennworts bekommen sollten, überprüfen Sie bitte Folgendes:
Wenn Sie die Meldung bekommen, dass Ihre E-Mail Adresse bereits in Verwendung ist, besteht bereits ein Account im schul.cloud System, der mit dieser E-Mail Adresse registriert ist.
Um Ihr Kennwort zurückzusetzen, klicken Sie in Web-Desktop Client oder in den Apps im Login-Bereich auf „Kennwort vergessen?“.
Geben Sie im nächsten Schritt Ihre E-Mail Adresse ein. Sie erhalten eine E-Mail zum Zurücksetzen des Kennworts an Ihre eingegebene E-Mail Adresse. Klicken Sie auf den Button und geben Sie Ihr neuen Kennwort ein.
Wir empfehlen die Zurücksetzung des Kennworts über den Browser am PC, da es auf mobilen Endgeräten zu Anzeigefehlern kommt oder einige Geräte den Zurücksetzen-Link nicht korrekt aufrufen.
Ja, wir haben einen Elternbrief inkl. Einverständniserklärung als Vorlage für Sie erstellt. Diesen können Sie einfach herunterladen und direkt verwenden.
Das bedeutet, dass Sie eine Schlüsselanfrage stellen müssen und diese muss von den anderen bestätigt werden. Beachten Sie hierzu auch unseren Hilfe-Beitrag "So beantrage und bestätige ich einen Schlüssel für die Kommunikation". In diesem Video beschreiben wir, wie Sie im Fall von Schwierigkeiten bei der Schlüsselanfrage in allen schul.cloud-Clients vorgehen und welche Lösungsmöglichkeiten Sie haben.
Wir sind während des Schuljahres deutschlandweit unterwegs. Unsere kostenfreie Veranstaltungsreihe umfasst alle Lösungen zum Ökosystem Digitale Schule. Sie haben auf diesen Veranstaltungen die Möglichkeit, die Funktionen der schul.cloud näher kennenzulernen und in den Workshops gezielt mit den Beratern zu besprechen.
Alle Informationen zur Veranstaltungsreihe finden Sie auf unserer Website: www.heinekingmedia.de/education/veranstaltungen
Ja, Sie können sich problemlos auf mehreren Geräten anmelden. Mit den verschiedenen Apps haben Sie Ihre schul.cloud immer dabei – Am Schul-PC mit der Desktop-Anwendung, zuhause via Web und unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet.
Inhalte in der schul.cloud sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Um die Inhalte aufrufen zu können, wird daher ein gültiger Schlüssel benötigt. Sollten Ihnen in einem Chat die Inhalte verschlüsselt angezeigt werden, muss von einem Gesprächspartner ein Schlüssel übermittelt werden. Sie können hierzu im Chat eine Anfrage starten, die dem Gesprächspartner dann zur Übermittlung angezeigt wird.
Sollten die Inhalte dennoch weiterhin verschlüsselt angezeigt werden, rufen Sie die schul.cloud über den Desktop-Client auf und verwenden Sie die Tastenkombination STRG+Shift+R.
Mehr Informationen zur Verschlüsselung finden Sie in unserem Hilfevideo: https://schul.cloud/hilfe/hilfevideos/so-beantrage-und-bestaetige-ich-einen-schluessel-fuer-die-kommunikation
Ob Dateien direkt in der App geöffnet werden können, hängt vom Dateiformat der Datei ab. In den mobilen Apps können PDF-Dateien direkt geöffnet und angezeigt werden. Auch Video- und Audioformate können direkt abgespielt werden.
Um offene Dokumente zu öffnen und zu bearbeiten, wird eine externe Anwendung benötigt. Hierzu muss die Datei heruntergeladen und in einer externen Anwendung geöffnet werden.
Sprachnachrichten können in den mobilen Apps aufgenommen werden.
iOS: Tippen Sie im Chat auf das „Plus“-Symbol neben dem Textfeld und wählen Sie „Sprachnachricht“. Tippen Sie auf den Aufnahmebutton und sprechen Sie Ihre Nachricht ein. Tippen Sie auf „Fertig“, um die Nachricht abzusenden.
Android: Tippen Sie im Chat auf das Büroklammer-Symbol neben dem Textfeld und wählen Sie „Sprachnachricht“. Tippen Sie auf den Aufnahmebutton und sprechen Sie Ihre Nachricht ein. Tippen Sie oben rechts auf den Haken, um die Nachricht abzusenden.
Wenn es sich um einen verschlüsselten Channel handelt, müssen sich die Nutzer mindestens einmal angemeldet haben, da sie erst dann einen gültigen Schlüssel besitzen. Erst dann können Sie zum Channel eingeladen werden. Alternativ können Sie einen öffentlichen oder kennwortgeschützten Channel erstellen.
Als Schüler oder Elternteil wenden sie sich bitte an den Ansprechpartner Ihrer Schule bzw. die zuständige Lehrkraft, da lediglich Lehrer diese Änderung vornehmen können.
Als Lehrkraft folgen Sie bitte den untenstehenden Schritten:
Bestätigen Sie Ihre Änderungen durch „Editieren“.
Als Lehrer können Sie in der Nutzerverwaltung entsprechende Einstellungen vornehmen. Sie sehen dort alle angelegten Nutzer mit Name, Erstellungsdatum, Status sowie zugeordneter Rolle.
Nutzer können lediglich von Lehrern gelöscht werden.
Achtung: Nachdem der Benutzer aus der Organisation entfernt ist, wird er dauerhaft gelöscht. Eine nachträgliche Wiederherstellung des Nutzers ist nicht möglich.
Sie haben die Möglichkeit, Channel über die Einstellungen zu muten (= stumm zu schalten), sodass Sie keine Benachrichtigungen erhalten. Ist das Thema nicht weiter relevant, können Sie auch aus dem Channel austreten, ein Wiedereintritt ist je nach Channel-Art einfach möglich. Ist Ihr eigener Channel nicht mehr notwendig für das Thema, aber die Kommunikation reißt nicht ab, so können Sie die Gespräche in die richtigen Kanäle verweisen und den "gefluteten" Channel löschen.
Übrigens: Mit der schul.cloud pro erhalten Sie weitere administrative Möglichkeiten. Wir beraten Sie dazu gern!
Ja, auch Eltern können auf die schul.cloud eingebunden werden.
Sollen zudem weitere Nutzergruppen wie Schulverwaltung, Mitarbeiter oder Schulträger eingebunden werden und sollten Sie neben dem Messenger und der Dateiablage noch weitere Funktionen benötigen, empfehlen wir unsere Erweiterung schul.cloud pro. Weitere Informationen finden Sie unter: https://schul.cloud/schul-cloud-pro.
Diese Ansicht ist in der Administrationskonsole der schul.cloud korrekt. In der Basis-schul.cloud gibt es keine Administratoren, die Verwaltung wird auf alle Benutzer mit der Berechtigung „Lehrer“ aufgeteilt. Sollten Sie die Administrierung durch bestimmte Administratoren wünschen oder weitere Einstellungen vornehmen, beraten wir Sie gerne zur schul.cloud pro.
Die Nutzer-Berechtigungen sind an die Benutzerrolle geknüpft, die der Nutzer besitzt. Die Benutzerrolle legen Sie direkt während der Erstellung des Registrierungsschlüssels fest. In der Basis-schul.cloud kann zwischen den Benutzerrollen Lehrer, Schüler oder Eltern gewählt werden.
Lehrer: Können Channels und Konversationen erstellen, weitere Nutzer einladen und Benutzerdaten über die Benutzerverwaltung administrieren
Schüler: Können Channels und Konversationen erstellen
Eltern: Können Konversationen erstellen
Sofern Sie das Grundmodul der schul.cloud pro verwenden, können Sie über die Organisationseinstellungen -> Benutzerrollen eigene Benutzerrollen erstellen und diesen die gewünschten Berechtigungen zuweisen.
Wichtig: Die Benutzerrolle kann in der kostenfreien schul.cloud nicht nachträglich geändert werden.
Zum Einladen von Nutzern kann ein 10-stelliger Registrierungsschlüssel erstellt werden. Dies können Sie in allen Clients machen:
iOS: Klicken Sie in der Seitenleiste auf Ihr Profilbild und rufen Sie die Einstellungen auf. Klicken Sie auf „Registrierungsschlüssel“ und dann auf das Plus-Symbol, um einen neuen Schlüssel zu erstellen. Über diesen Schlüssel können sich andere Nutzer selbstständig registrieren.
Android: Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Einstellungen“ und dann auf „Registrierungsschlüssel“. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen neuen Schlüssel zu erstellen. Über diesen Schlüssel können sich andere Nutzer selbstständig registrieren.
Web/Desktop-Client: Klicken Sie unten links auf „Nutzer einladen“, um einen neuen Schlüssel zu erstellen. Alternativ können Sie den Schlüssel ebenfalls über Einstellungen -> Registrierungsschlüssel erstellen.
Weitere Informationen zum Einladen von Benutzern finden Sie hier: https://schul.cloud/hilfe/detail/so-lade-ich-andere-nutzer-in-meine-schulcloud-ein
Die E-Mail-Adresse kann von jedem Nutzer selbstständig geändert werden. Klicken Sie dazu im Web- oder Desktop Client auf „Einstellungen“ oder Ihr Profilbild und ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse im Bereich „E-Mail“. Die neue E-Mail Adresse kann ab dem nächsten Login verwendet werden.
Die Benutzerdaten (Name/Vorname) aller anderen Benutzer kann von Benutzern mit der Rolle „Lehrer“ oder Administratoren (schul.cloud pro) geändert werden. Klicken Sie dazu in der Benutzerverwaltung auf in der Reihe des Nutzers auf das Stift-Symbol und passen Sie den Namen an.
Stelle sicher, dass immer eine stabile Internetverbindung vorliegt. Achte auch darauf, dass du die App nach dem Versenden deiner Nachricht nicht sofort komplett schließt. Stelle im Fall von Android sicher, dass noch genug Speicherplatz auf deinem Endgerät frei ist.
| Client | Mindestversion |
|---|---|
| iOS-App (V. 4.11.0) | iOS 13.0 |
| Android-App (V 4.11.0) | Android 5.0 |
| Desktop-Client Windows (V. 4.11.0) | Windows 7 |
| Desktop-Client Mac (V 4.11.0) | Mac OS X 10.11 (El Capitan) |
| Web-Client (V. 4.11.0) | Abhängig vom Browser. Generell sollte die jeweils aktuelle Version von den gängigen Browsern verwendet werden, der Internet Explorer wird ausschließlich in Version 11 unterstützt. |
Bei der schul.cloud handelt es sich nicht um eine Verarbeitung von Daten im Auftrag der Schule, da wir die Daten im Auftrag jedes einzelnen Nutzers verarbeiten. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist daher nicht nötig. Selbstverständlich werden auch in der schul.cloud alle Datenschutzvorgaben beachtet. Zu Beginn bestätigt jeder Benutzer die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung, in welcher detailliert über die Verarbeitung der Daten aufgeklärt wird.
Ihre Chats werden mittels echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt. Details dazu entnehmen Sie gerne unseren Informationen unter "Technologie". Ihre Dateien werden mittels Transportverschlüsselung geschützt.
Jedem Nutzer mit der Rolle „Lehrer“ stehen sowohl in der kostenfreien als auch in der pro-Version 2 GB Speicherplatz zur Verfügung.
Jedem Nutzer mit der Rolle „Administrator“ (nur schul.cloud pro) stehen ebenfalls 2 GB Speicherplatz zur Verfügung.
In der kostenfreien Version erhalten alle Nutzer mit anderen Rollen jeweils 250 MB.
In der schul.cloud pro erhalten alle Nutzer mit anderen Rollen jeweils 1 GB.
Bei Bedarf können weitere Speicherplatzupgrades für alle Nutzer der Organisation dazugebucht werden.
In der Basis-schul.cloud hat jeder Benutzer 250mb Speicherplatz zur Verfügung. Sollte Ihr Speicherplatz voll sein, prüfen Sie zunächst Ihre eigene Dateiablage. Hier können Sie nicht mehr benötigte Dateien löschen. Sollte der Speicherplatz weiterhin voll sein, überprüfen Sie die Dateiablagen von Channels, in denen Sie Mitglied sind. Dateien, die Sie in den Channel hochgeladen werden, werden von Ihrem Speicherplatz abgezogen. Sie können Ihre hochgeladenen Dateien aus den Dateiablagen der Channels löschen, um Ihren Speicherplatz zu leeren.
Sollten Sie mehr Speicherplatz benötigen, steht Ihnen in der schul.cloud pro 1GB Speicherplatz zur Verfügung.
Die schul.cloud basiert auf der bestehenden Kommunikationsplattform stashcat und verfügt über denselben technischen Hintergrund. Die Infrastruktur ist damit bereits vorhanden und kann für die schul.cloud weiterverwendet werden. Auf schul.cloud Nutzer kommen damit auch zukünftig keine Kosten bei der Verwendung der App zu.
stashcat wird bereits von der Polizei in Niedersachsen und Hessen verwendet. Mehr Informationen über die Basistechnologie stashcat finden Sie unter www.stashcat.com.
Um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, müssen Sie diese Einstellung innerhalb der schul.cloud aktivieren. Klicken Sie dazu auf Einstellungen -> E-Mail und aktivieren Sie die E-Mail Benachrichtigungen. Bei Interaktionen in Channels oder Konversationen erhalten Sie dann eine Zusammenfassung zu den Interaktionen per Mail, wenn Sie die Nachrichten nicht direkt in der App abgerufen haben.
Ja, Sie können mit ihrem Account auf mehreren Organisationen angemeldet sein. Wenn Sie bereits auf einer Organisation aktiv sind und noch eine Mitgliedschaft auf einer weiteren Organisation erhalten möchten, klicken Sie in der schul.cloud auf Einstellungen -> Organisationen und dann auf das Plus-Symbol bzw. „Organisation hinzufügen“. Geben Sie den Registrierungsschlüssel der neuen Organisation ein, den Sie von einem Benutzer dieser Organisation erhalten haben. Die Organisation wird zu Ihrem Account hinzugefügt und Sie können nun innerhalb der schul.cloud zwischen den Organisationen wechseln.
Eine Erweiterung des Speicherplatzes ist in der kostenlosen Variante nicht möglich. Wird mehr Speicherplatz benötigt, empfehlen wir unsere Erweiterung schul.cloud pro.
Gerne können Sie sich jederzeit telefonisch mit uns unter 0511/675190 in Verbindung setzen oder Sie schreiben uns über unser Kontaktformular.
Für weitere Informationen über die schul.cloud pro besuchen Sie auch gerne unsere Webseite unter https://schul.cloud/schul-cloud-pro
Die Kosten für die schul.cloud pro richten sich in Form einer Preisstaffellung nach der Anzahl der Schüler an Ihrer Schule. Bei Interesse freuen wir uns, wenn Sie uns über unser Kontaktformular kontaktieren.
Ja, Sie haben die Möglichkeit über unsere Berater eine 4-wöchige Teststellung der schul.cloud pro zu erhalten. Dafür wenden Sie sich bitte über unser Kontaktformular an uns, anschließend werden wir Sie zum weiteren Vorgehen gern kontaktieren.
Für die kostenfreie schul.cloud können Sie sich jederzeit über unser Registrierungsformular registrieren.
Ja, wir bieten eine Broschüre zur schul.cloud und eine Broschüre zur schul.cloud pro zum Download an.
Für die schul.cloud gibt es insgesamt vier pro-Module, die Sie individuell auswählen können.
schul.cloud pro Grundmodul (Voraussetzung für alle weiteren Module)
Ordnersynchronisation (nur Desktop-Client)
Kalendermodul
Umfragemodul
Sollten Sie Interesse an einer detaillierten Vorstellung der pro-Module haben, melden Sie sich gerne direkt bei uns.
Für eine zuverlässige Funktionsweise am PC, wird Google Chrome als Browser vorausgesetzt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Jitsi-App für Android oder iOS verwenden.
Stellen Sie sicher, dass das Mikrofon und die Kamera freigegeben sind. Eine Anleitung für die Freigabe unter Google Chrome finden Sie unter: https://support.google.com/chrome/answer/2693767?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=de
Stellen Sie sicher, dass Sie die Links verwenden, die der Chat Bot ausgibt. Über das Videokonferenz-Tool selbst können keine weiteren Nutzer hinzugefügt werden.
Prüfen Sie die Sicherheitseinstellungen Ihres Macs. Möglicherweise wird das Videokonferenz-Tool blockiert.
Der Teilnehmer oder Administrator kann das Meeting erneut betreten.
Nein, die Links für den Beitritt sind zwei Stunden lang gültig. Danach ist ein Beitritt nicht mehr möglich.
Nein, die Meetings sind in der Dauer nicht begrenzt.
Grundsätzlich ist die maximale Nutzerzahl unbegrenzt. Bei deutlich mehr als 20 Nutzern kann es aber zu Performanceproblemen kommen.
Ja, das Videokonferenz-Tool wird in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform.
Nein, solange der Einladungslink gültig ist, kann der Nutzer der Konferenz auch wieder beitreten.
Nein, diese Möglichkeit besteht in der aktuellen Version nicht.
Häufig gestellte Fragen zur schul.cloud
Unsere Hilfevideos zur schul.cloud
