DSGVO-konforme Videokonferenzen
Kostenfrei während der Corona-Pandemie*

Videokonferenzen in der schul.cloud®

Videokonferenzen erleichtern Ihnen jetzt den Schulalltag: Online-Unterricht für Schüler lässt sich ab sofort ganz einfach nutzen und in Ihre Unterrichtsplanung integrieren! Mit der schul.cloud® können Sie DSGVO-konforme Videokonferenzen via App und Browser durchführen. So können Sie entweder den laufenden Unterricht live an einzelne Schüler übertragen oder auch als Lehrkraft alle Ihre Schüler in Zeiten von Schulschließungen unterrichten. Ebenso können Sie z. B. mit Eltern vereinbaren, das Elterngespräch über die integrierte Funktion für Videokonferenzen des Schulmessengers umzusetzen.

Hinweis: Um Ihnen in der herausfordernden Situation sofort eine sichere Lösung bereitstellen zu können, greifen wir vorübergehend auf Jitsi als Grundlage für diese Funtkion zurück. Eine vollständig integrierte Eigenentwicklung innerhalb der schul.cloud® steht voraussichtlich in Q3/2020 zur Verfügung. Das Videokonferenz-Tool wird auf Servern in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform. Für eine zuverlässige Funktionsweise am PC, wird Firefox oder Google Chrome als Browser vorausgesetzt.

· Videokonferenzen mit Bild und Ton
· Teilen des eigenen Bildschirms
· Chat-Fenster und Meldefunktion
· YouTube-Video teilen und abspielen

Videokonferenz-Tool aktivieren

Um das Videokonferenz-Tool zu nutzen, tragen Sie nachfolgend bitte den Namen Ihrer Organisation und Ihre E-Mail-Adresse ein.
Achten Sie darauf, dass Sie die E-Mail-Adresse sowie den Institutionsnamen eintragen, den Sie auch in der schul.cloud verwenden.

Durch das Eintragen Ihrer Daten, wird Ihrer schul.cloud-Organisation ein „Chat Bot“ hinzugefügt. Über diesen können Sie die Videokonferenzen starten. Weitere Informationen für die Verwendung des Videokonferenz-Tools finden Sie hier.

FAQ Videotelefonie und Videokonferenzen

  • Für eine zuverlässige Funktionsweise am PC, wird Firefox oder Google Chrome als Browser vorausgesetzt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Jitsi-App für Android oder iOS verwenden.

  • Stellen Sie sicher, dass das Mikrofon und die Kamera freigegeben sind. Eine Anleitung für die Freigabe unter Google Chrome finden Sie unter: https://support.google.com/chrome/answer/2693767?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=de

  • Stellen Sie sicher, dass Sie die Links verwenden, die der Chat Bot ausgibt. Über das Videokonferenz-Tool selbst können keine weiteren Nutzer hinzugefügt werden.

  • Prüfen Sie die Sicherheitseinstellungen Ihres Macs. Möglicherweise wird das Videokonferenz-Tool blockiert.

  • Der Teilnehmer oder Administrator kann das Meeting erneut betreten.

  • Nein, die Links für den Beitritt sind zwei Stunden lang gültig. Danach ist ein Beitritt nicht mehr möglich.

  • Nein, die Meetings sind in der Dauer nicht begrenzt.

  • Grundsätzlich ist die maximale Nutzerzahl unbegrenzt. Bei deutlich mehr als 20 Nutzern kann es aber zu Performanceproblemen kommen.

  • Ja, das Videokonferenz-Tool wird in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform.

  • Nein, solange der Einladungslink gültig ist, kann der Nutzer der Konferenz auch wieder beitreten.

  • Nein, diese Möglichkeit besteht in der aktuellen Version nicht.

Anleitung zum Erstellen von Videokonferenzen mit der schul.cloud

ALLGEMEINE INFOS

Übergangsweise wird für die Videokonferenzen die Software eines Drittanbieters genutzt. Voraussichtlich in Q3 2020 wird es eine vollständig integrierte Lösung innerhalb von schul.cloud geben. Das Videokonferenz-Tool wird auf Servern in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform. Für eine zuverlässige Funktionsweise am PC, wird Firefox oder Google Chrome als Browser vorausgesetzt.

1. Erstellen Sie eine neue Konversation mit dem Nutzer „Chat Bot“.

Dieser Chat Bot ist kein realer Nutzer und reagiert nur auf die im Folgenden beschriebenen Befehle. Diese Befehle stehen aktuell zur Verfügung:

/hello:Ausgabe der Begrüßung
/help:Anzeigen der möglichen Befehle
/meet:Erstellung von Video Meetings

Wichtiger Hinweis: Um eine Videokonferenz starten zu können, müssen Sie entweder über die Berechtigung „Broadcast-Listen erstellen“ oder die Berechtigung „Nutzer per Link erstellen“ verfügen. Nutzer die nicht mindestens eine der beiden Berechtigungen haben können keine Videokonferenzen erstellen. Die Teilnahme an einem erstellten Meeting ist natürlich trotzdem möglich.

  • Sofern Sie die kostenfreie schul.cloud mit der Rolle „Lehrer“ nutzen, sind diese beiden Berechtigungen korrekt eingestellt. Die Standardrollen „Schüler“ und „Eltern“ haben diese Berechtigungen nicht.
  • Sollten Sie in der pro-Version individuelle Rollen angelegt haben, achten Sie darauf, dass die Nutzer über mindestens eine der Berechtigungen verfügen, um eine Videokonferenz erstellen zu können.

2. Starten einer Videokonferenz

Um eine Videokonferenz zu starten geben Sie in der Konversation mit dem Chat Bot den Befehl /meet ein. Sie erhalten daraufhin zwei Links, welche zwei Stunden lang gültig sind:

  • Mit dem Administratorlink können Sie die Videokonferenz verwalten und Nutzer aus der Videokonferenz entfernen.
  • Mit dem Teilnehmerlink können Sie weitere Nutzer zu Ihrer Videokonferenz hinzufügen.
  • Wenn Sie den Link für die Video-Konferenz auf Ihrem Smartphone öffnen, können Sie die passende App herunterladen.
  • Sie können den Chat Bot auch in einen Channel einladen. Die Einladung wird durch den Chat Bot automatisch angenommen. Wenn Sie jetzt innerhalb des Channels den Befehl „/meet“ eingeben, erhalten alle Mitglieder den Teilnehmerlink. Den Administratorlink erhalten Sie von dem Chat Bot als private Direktnachricht.

Wichtiger Hinweis

Achtung: Bitte verwenden Sie ausschließlich die Links, die Ihnen der Chat Bot ausgibt, um weitere Nutzer hinzuzufügen. Wenn Sie über das Videokonferenztool direkt weitere Nutzer hinzufügen, können diese der Sitzung nicht beitreten.

* Das Videokonferenz-Tool steht bis mindestens 01.09.2020 für alle Schulen kostenfrei zur Verfügung. Der Anbieter behält sich das Recht vor, im Anschluss daran eine Gebühr zu erheben. Sofern eine Gebühr erhoben wird, werden die Nutzer darüber informiert und müssen die Funktion schriftlich beauftragen. Es erfolgt keine automatische Berechnung.

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