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Wichtige und hilfreiche Dokumente zum download

Anleitung Videokonferenzen

Kurzanleitung zur Erstellung und Verteilung von Videokonferenzen.

Quickstart-Guide für Administrator:innen

Dieses Dokument begleitet Administrator:innen bei den ersten Schritten in der schul.cloud

Quickstart-Guide für Nutzer:innen

Dieses Dokument begleitet Nutzer:innen bei den ersten Schritten in der schul.cloud

Info-Broschüre

Die wichtigen Informationen zur schul.cloud, übersichtlich für Sie zusammengefasst.

Handbuch

Umfassendes Handbuch zur Nutzung und Administration der schul.cloud. Version 5.8.

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Verarbeitungsverzeichnis

Verarbeitungsverzeichnis nach Artikel 30 DSGVO

Elternbrief

Vorlage für Lehrkräfte: Informationen und Einverständniserklärung zur Nutzung der schul.cloud für die Eltern

FAQ

Oft gestellte Fragen und Antworten

Top-Fragen: Am meisten gefragt

Stellen Sie sicher, dass Sie die Links verwenden, die der Chat Bot ausgibt. Über das Videokonferenz-Tool selbst können keine weiteren Nutzer hinzugefügt werden.

Sie haben die Möglichkeit, Channel über die Einstellungen zu muten (= stumm zu schalten), sodass Sie keine Benachrichtigungen erhalten. Ist das Thema nicht weiter relevant, können Sie auch aus dem Channel austreten, ein Wiedereintritt ist je nach Channel-Art einfach möglich. Ist Ihr eigener Channel nicht mehr notwendig für das Thema, aber die Kommunikation reißt nicht ab, so können Sie die Gespräche in die richtigen Kanäle verweisen und den „gefluteten“ Channel löschen.

Registrierung und Login

First Steps

Ja, wir haben einen für Sie erstellt. Diesen können Sie einfach herunterladen und direkt verwenden.

Das bedeutet, dass Sie eine Schlüsselanfrage stellen müssen und diese muss von den anderen bestätigt werden. Beachten Sie hierzu auch unseren Hilfe-Video. In diesem Video beschreiben wir, wie Sie im Fall von Schwierigkeiten bei der Schlüsselanfrage in allen schul.cloud-Clients vorgehen und welche Lösungsmöglichkeiten Sie haben.

Ja, Sie können sich problemlos auf mehreren Geräten anmelden. Mit den verschiedenen Apps haben Sie Ihre schul.cloud immer dabei – Am Schul-PC mit der Desktop-Anwendung, zuhause via Web und unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet.

Inhalte in der schul.cloud sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt. Um die Inhalte aufrufen zu können, wird daher ein gültiger Schlüssel benötigt. Sollten Ihnen in einem Chat die Inhalte verschlüsselt angezeigt werden, muss von einem Gesprächspartner ein Schlüssel übermittelt werden. Sie können hierzu im Chat eine Anfrage starten, die dem Gesprächspartner dann zur Übermittlung angezeigt wird.

Sollten die Inhalte dennoch weiterhin verschlüsselt angezeigt werden, rufen Sie die schul.cloud über den Desktop-Client auf und verwenden Sie die Tastenkombination STRG+Shift+R.

Mehr Informationen zur Verschlüsselung finden Sie in unserem Hilfevideo.

Ob Dateien direkt in der App geöffnet werden können, hängt vom Dateiformat der Datei ab. In den mobilen Apps können PDF-Dateien direkt geöffnet und angezeigt werden. Auch Video- und Audioformate können direkt abgespielt werden.

Um offene Dokumente zu öffnen und zu bearbeiten, wird eine externe Anwendung benötigt. Hierzu muss die Datei heruntergeladen und in einer externen Anwendung geöffnet werden.

iOS: Tippen Sie im Chat auf das „Plus“-Symbol neben dem Textfeld und wählen Sie „Sprachnachricht“. Tippen Sie auf den Aufnahmebutton und sprechen Sie Ihre Nachricht ein. Tippen Sie auf „Fertig“, um die Nachricht abzusenden.

Android: Tippen Sie im Chat auf das Büroklammer-Symbol neben dem Textfeld und wählen Sie „Sprachnachricht“. Tippen Sie auf den Aufnahmebutton und sprechen Sie Ihre Nachricht ein. Tippen Sie oben rechts auf den Haken, um die Nachricht abzusenden.

Wenn es sich um einen verschlüsselten Channel handelt, müssen sich die Nutzer mindestens einmal angemeldet haben, da sie erst dann einen gültigen Schlüssel besitzen. Erst dann können Sie zum Channel eingeladen werden. Alternativ können Sie einen öffentlichen oder kennwortgeschützten Channel erstellen.

Als Schüler oder Elternteil wenden sie sich bitte an den Ansprechpartner Ihrer Schule bzw. die zuständige Lehrkraft, da lediglich Lehrer diese Änderung vornehmen können.

Als Lehrkraft folgen Sie bitte den untenstehenden Schritten:

  • Klicken Sie auf das kleine Zahnradsymbol unten links.
  • Wählen Sie anschließend „Organisationseinstellungen“.
  • Klicken Sie auf den Reiter „Nutzer“.
  • Anschließend klicken Sie rechts neben dem Nutzernamen, den Sie ändern wollen, auf die drei Punkte.
  • Über die Option „Nutzer editieren“ können Sie nun die gewünschten Änderungen vornehmen.

Bestätigen Sie Ihre Änderungen durch „Editieren“.

Als Lehrer können Sie in der Nutzerverwaltung entsprechende Einstellungen vornehmen. Sie sehen dort alle angelegten Nutzer mit Name, Erstellungsdatum, Status sowie zugeordneter Rolle.

    • Klicken Sie auf das kleine Zahnradsymbol unten links.

    • Wählen Sie anschließend „Organisationseinstellungen“.

    • Klicken Sie auf den Reiter „Nutzer“.

Nutzer können lediglich von Lehrern gelöscht werden.

  • Klicken Sie auf das kleine Zahnradsymbol unten links.
  • Wählen Sie anschließend „Organisationseinstellungen“.
  • Klicken Sie auf den Reiter „Nutzer“.
  • Anschließend klicken Sie rechts neben dem Nutzernamen, den Sie löschen möchten, auf die drei Punkte.
  • Über die Option „Aus Organisation entfernen“ können Sie nun den Nutzer entfernen.

Achtung: Nachdem der Benutzer aus der Organisation entfernt ist, wird er dauerhaft gelöscht. Eine nachträgliche Wiederherstellung des Nutzers ist nicht möglich. 

Sie haben die Möglichkeit, Channel über die Einstellungen zu muten (= stumm zu schalten), sodass Sie keine Benachrichtigungen erhalten. Ist das Thema nicht weiter relevant, können Sie auch aus dem Channel austreten, ein Wiedereintritt ist je nach Channel-Art einfach möglich. Ist Ihr eigener Channel nicht mehr notwendig für das Thema, aber die Kommunikation reißt nicht ab, so können Sie die Gespräche in die richtigen Kanäle verweisen und den „gefluteten“ Channel löschen.

Ja, auch Eltern können auf die schul.cloud eingebunden werden.

Diese Ansicht ist in der Administrationskonsole der schul.cloud korrekt. In der Basis-schul.cloud gibt es keine Administratoren, die Verwaltung wird auf alle Benutzer mit der Berechtigung „Lehrer“ aufgeteilt. Sollten Sie die Administrierung durch bestimmte Administratoren wünschen oder weitere Einstellungen vornehmen, beraten wir Sie gerne zur schul.cloud pro.

Die Nutzer-Berechtigungen sind an die Benutzerrolle geknüpft, die der Nutzer besitzt. Die Benutzerrolle legen Sie direkt während der Erstellung des Registrierungsschlüssels fest. In der Basis-schul.cloud kann zwischen den Benutzerrollen Lehrer, Schüler oder Eltern gewählt werden.

Lehrer: Können Channels und Konversationen erstellen, weitere Nutzer einladen und Benutzerdaten über die Benutzerverwaltung administrieren

Schüler: Können Channels und Konversationen erstellen

Eltern: Können Konversationen erstellen

Sofern Sie das Grundmodul der schul.cloud pro verwenden, können Sie über die Organisationseinstellungen -> Benutzerrollen eigene Benutzerrollen erstellen und diesen die gewünschten Berechtigungen zuweisen.

Wichtig: Die Benutzerrolle kann in der kostenfreien schul.cloud nicht nachträglich geändert werden.

Zum Einladen von Nutzern kann ein 10-stelliger Registrierungsschlüssel erstellt werden. Dies können Sie in allen Clients machen:

iOS: Klicken Sie in der Seitenleiste auf Ihr Profilbild und rufen Sie die Einstellungen auf. Klicken Sie auf „Registrierungsschlüssel“ und dann auf das Plus-Symbol, um einen neuen Schlüssel zu erstellen. Über diesen Schlüssel können sich andere Nutzer selbstständig registrieren.

Android: Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Einstellungen“ und dann auf „Registrierungsschlüssel“. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen neuen Schlüssel zu erstellen. Über diesen Schlüssel können sich andere Nutzer selbstständig registrieren.

Web/Desktop-Client: Klicken Sie unten links auf „Nutzer einladen“, um einen neuen Schlüssel zu erstellen. Alternativ können Sie den Schlüssel ebenfalls über Einstellungen -> Registrierungsschlüssel erstellen.

Weitere Informationen finden Sie im Benutzerhandbuch im Downloadbereich unter dem Menüpunkt Hilfe.

Die E-Mail-Adresse kann von jedem Nutzer selbstständig geändert werden. Klicken Sie dazu im Web- oder Desktop Client auf „Einstellungen“ oder Ihr Profilbild und ändern Sie Ihre E-Mail-Adresse im Bereich „E-Mail“. Die neue E-Mail Adresse kann ab dem nächsten Login verwendet werden.

Die Benutzerdaten (Name/Vorname) aller anderen Benutzer kann von Benutzern mit der Rolle „Lehrer“ oder Administratoren (schul.cloud pro) geändert werden. Klicken Sie dazu in der Benutzerverwaltung auf in der Reihe des Nutzers auf das Stift-Symbol und passen Sie den Namen an.

Administration

Spezifische Fragen zu den Apps

Stelle sicher, dass immer eine stabile Internetverbindung vorliegt. Achte auch darauf, dass du die App nach dem Versenden deiner Nachricht nicht sofort komplett schließt. Stelle im Fall von Android sicher, dass noch genug Speicherplatz auf deinem Endgerät frei ist.

Client Mindestversion
iOS-App (V. 4.11.0) iOS 13.0
Android-App (V 4.11.0) Android 5.0
Desktop-Client Windows (V. 4.11.0) Windows 7
Desktop-Client Mac (V 4.11.0) Mac OS X 10.11 (El Capitan)
Web-Client (V. 4.11.0) Abhängig vom Browser. Generell sollte die jeweils aktuelle Version von den gängigen Browsern verwendet werden, der Internet Explorer wird ausschließlich in Version 11 unterstützt.

Bei der schul.cloud handelt es sich nicht um eine Verarbeitung von Daten im Auftrag der Schule, da wir die Daten im Auftrag jedes einzelnen Nutzers verarbeiten. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist daher nicht nötig. Selbstverständlich werden auch in der schul.cloud alle Datenschutzvorgaben beachtet. Zu Beginn bestätigt jeder Benutzer die  und die , in welcher detailliert über die Verarbeitung der Daten aufgeklärt wird.

Ihre Chats werden mittels echter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt. Details dazu entnehmen Sie gerne unseren Informationen unter „“. Ihre Dateien werden mittels Transportverschlüsselung geschützt.

Datenschutz

Technologie

Jedem Nutzer mit der Rolle „Lehrer“ stehen sowohl in der kostenfreien als auch in der pro-Version 2 GB Speicherplatz zur Verfügung.

Jedem Nutzer mit der Rolle „Administrator“ (nur schul.cloud pro) stehen ebenfalls 2 GB Speicherplatz zur Verfügung.

In der kostenfreien Version erhalten alle Nutzer mit anderen Rollen jeweils 250 MB.

In der schul.cloud pro erhalten alle Nutzer mit anderen Rollen jeweils 1 GB.

Bei Bedarf können weitere Speicherplatzupgrades für alle Nutzer der Organisation dazugebucht werden.

In der Basis-schul.cloud hat jeder Benutzer 250mb Speicherplatz zur Verfügung. Sollte Ihr Speicherplatz voll sein, prüfen Sie zunächst Ihre eigene Dateiablage. Hier können Sie nicht mehr benötigte Dateien löschen. Sollte der Speicherplatz weiterhin voll sein, überprüfen Sie die Dateiablagen von Channels, in denen Sie Mitglied sind. Dateien, die Sie in den Channel hochgeladen werden, werden von Ihrem Speicherplatz abgezogen. Sie können Ihre hochgeladenen Dateien aus den Dateiablagen der Channels löschen, um Ihren Speicherplatz zu leeren.

Sollten Sie mehr Speicherplatz benötigen, steht Ihnen in der schul.cloud pro 1GB Speicherplatz zur Verfügung.

Die schul.cloud basiert auf der bestehenden Kommunikationsplattform stashcat und verfügt über denselben technischen Hintergrund. Die Infrastruktur ist damit bereits vorhanden und kann für die schul.cloud weiterverwendet werden. Auf schul.cloud Nutzer kommen damit auch zukünftig keine Kosten bei der Verwendung der App zu.

stashcat wird bereits von der Polizei in Niedersachsen und Hessen verwendet. Mehr Informationen über die Basistechnologie stashcat finden Sie unter www.stashcat.com

Um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, müssen Sie diese Einstellung innerhalb der schul.cloud aktivieren. Klicken Sie dazu auf Einstellungen -> E-Mail und aktivieren Sie die E-Mail Benachrichtigungen. Bei Interaktionen in Channels oder Konversationen erhalten Sie dann eine Zusammenfassung zu den Interaktionen per Mail, wenn Sie die Nachrichten nicht direkt in der App abgerufen haben.

Ja, Sie können mit ihrem Account auf mehreren Organisationen angemeldet sein. Wenn Sie bereits auf einer Organisation aktiv sind und noch eine Mitgliedschaft auf einer weiteren Organisation erhalten möchten, klicken Sie in der schul.cloud auf Einstellungen -> Organisationen und dann auf das Plus-Symbol bzw. „Organisation hinzufügen“. Geben Sie den Registrierungsschlüssel der neuen Organisation ein, den Sie von einem Benutzer dieser Organisation erhalten haben. Die Organisation wird zu Ihrem Account hinzugefügt und Sie können nun innerhalb der schul.cloud zwischen den Organisationen wechseln.

Für eine zuverlässige Funktionsweise am PC, wird Google Chrome als Browser vorausgesetzt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Jitsi-App für Android oder iOS verwenden.

Stellen Sie sicher, dass das Mikrofon und die Kamera freigegeben sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Links verwenden, die der Chat Bot ausgibt. Über das Videokonferenz-Tool selbst können keine weiteren Nutzer hinzugefügt werden.

Prüfen Sie die Sicherheitseinstellungen Ihres Macs. Möglicherweise wird das Videokonferenz-Tool blockiert.

Der Teilnehmer oder Administrator kann das Meeting erneut betreten.

Nein, die Links für den Beitritt sind zwei Stunden lang gültig. Danach ist ein Beitritt nicht mehr möglich.

Nein, die Meetings sind in der Dauer nicht begrenzt.

Grundsätzlich ist die maximale Nutzerzahl unbegrenzt. Bei deutlich mehr als 20 Nutzern kann es aber zu Performanceproblemen kommen.

Ja, das Videokonferenz-Tool wird in Deutschland gehostet und ist DSGVO-konform.

Nein, solange der Einladungslink gültig ist, kann der Nutzer der Konferenz auch wieder beitreten.

Nein, diese Möglichkeit besteht in der aktuellen Version nicht.

Videotelefonie und Videokonferenzen

Hilfevideos

Sie suchen noch nach der richtigen Antwort?

Mit unseren Hilfedokumenten im Bereich Download und mit unseren FAQ, erhalten Sie schnelle Hilfestellungen. Sie haben dort keine Antwort auf Ihre Frage gefunden? Dann haben Sie die Möglichkeit ein Ticket in unserem Support-Center zu eröffnen.

Digital-Fortschrittsrechner

Berechnung und Quellenangaben

Verwaltungsaufwand Lehrkräfte

[Anzahl der Lehrkräfte] * 3 Stunden/Woche = X1 Stunden/Woche

Zusatzinformation: Laut einer Umfrage, die vom EdWeek Research Center durchgeführt wurde, arbeiten typische Lehrkräfte 54 Stunden pro Woche, wovon nur 46% der Zeit im Schulgebäude auf das Unterrichten entfallen. Lehrkräfte verbringen demnach durchschnittlich 3 Stunden pro Woche mit allgemeinen Verwaltungsaufgaben. Quelle: https://www.edweek.org/teaching-learning/how-teachers-spend-their-time-a-breakdown/2022/04

Verwaltungsaufwand Schulleitung

58,3 Stunden/Woche * 29,9% = X2 Stunden/Woche

Zusatzinformation: Schulleiter:innen verbringen durchschnittlich 58,3 Stunden pro Woche mit schulbezogenen Aktivitäten, wobei 29,9% der Zeit für interne Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird. Quelle: https://nces.ed.gov/surveys/ntps/estable/table/ntps/ntps2021_sflt05_a1s

Aufwand Elternkommunikation

[Anzahl der Lehrkräfte] * 1 Stunde/Woche = X3 Stunden/Woche

Zusatzinformation: Eine Studie über den Zeitaufwand von Lehrkräften ergab, dass Lehrer etwa 8% ihrer nicht-unterrichtenden Arbeitszeit für die Kommunikation mit Eltern aufwenden, was etwa einer Stunde pro Woche entspricht. Quelle: https://www.edweek.org/education/opinion-what-if-teachers-regularly-communicated-with-parents/2015/08

Gesamtaufwand ohne schul.cloud

X1 + X2 + X3 = X4 Stunden/Woche

Angenommene Effizienzsteigerung mit schul.cloud

10% – 35%

Einsparungen

Wöchentliche Zeitersparnis mit schul.cloud

X4 Stunden/Woche * 30% = X5 Stunden/Woche

Jährliche Einsparung in Stunden

X5 Stunden/Woche * 36 Schulwochen = X6 Stunden/Jahr

Jährliche Einsparung in Euro

X6 Stunden/Jahr * 38,37 Euro/Stunde = X7 Euro/Jahr

Zusatzinformation: Das Jahresgehalt eines Lehrers in der Sekundarstufe 1 liegt in Deutschland durchschnittlich bei etwa 55.252 Euro (Quelle: https://www.oeffentlichen-dienst.de/alles-wichtige-rund-um-das-thema-gehalt/300-grundschullehrer-gehalt-lehrergehalt.html). Um daraus einen durchschnittlichen Stundenlohn zu ermitteln, teilen wir das Jahresgehalt durch die Anzahl der Arbeitsstunden pro Jahr. Ein Lehrer in Deutschland arbeitet in der Regel 40 Stunden pro Woche, was bei 36 Schulwochen etwa 1.440 Arbeitsstunden pro Jahr entspricht, ohne Überstunden und zusätzliche Verpflichtungen. Wenn wir das durchschnittliche Bruttojahresgehalt von 55.252 Euro nehmen und durch 1.440 Stunden teilen, ergibt sich ein durchschnittlicher Stundenlohn von ungefähr 38,37 Euro brutto.