Konzept zur Implementierung der schul.cloud

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Autor: Christian Leeser, Lehrer an der Marienschule Offenbach

1. Einleitung

Aufgrund der Digitalisierung hat sich das Kommunikationsverhalten in der Schule in den letzten 25 Jahren deutlich gewandelt. Wurden früher Telefonketten gebildet, sind es heute WhatsApp-Gruppen. War zwischenzeitlich die E-Mail der wichtigste digitale Kommunikationsweg, dient diese aktuell nur zur Registrierung auf sozialen Plattformen und wird daher selten abgerufen. Eine Nachricht mit einem Messenger zu schreiben, erscheint deutlich bequemer und effektiver.

Für die Kommunikation bedeutet dies, dass Schülerinnen und Schüler und Eltern diesen Kanal nutzen, um sich direkt mit der Lehrerin oder dem Lehrer auszutauschen. Beantwortungszeiten von zwei bis drei Tagen, wie dies zu Zeiten der Telefonketten teilweise der Fall war, sind heutzutage undenkbar. Im Vergleich: Selbst ein Paket von beispielsweise Amazon wäre schneller bestellt und geliefert. Somit bleibt vielen Kolleginnen und Kollegen nur der Weg über den Messenger, um mit Eltern in Kontakt zu treten.

Hinsichtlich des Datenschutzes erweist sich diese Variante der Kommunikation als schwierig, denn trotz der Versprechen der großen Anbieter, die Nachrichten vor dem Zugriff vor Dritte zu schützen, zeigte die Praxis, dass diese Versprechen nicht selten gebrochen wurden.

Die Lehrerin und der Lehrer stehen somit vor einem Dilemma. Zum einen gilt es die Kommunikation zu den Schülerinnen und Schülern und ihren Eltern herzustellen und zu pflegen. Zum anderen gilt es die persönlichen Daten und Mitteilungen vor dem Zugriff von Dritten zu schützen.

Mit der schul.cloud ist ein gangbarer Weg gefunden, diesen Gordischen Knoten zu öffnen.

Die aktuelle Krise aufgrund von Corona zeigt deutlich, wie wichtig eine Kommunikation nach aktuellen Standards ist. Ein entsprechendes Konzept gewährleistet eine effektive Nutzung und Implementierung.

2. Vorbereitung der schul.cloud

Obwohl dieses Konzept die Nutzung innerhalb einer Krise schildern soll, darf dieser Punkt nicht übersprungen werden, denn darauf basiert das weitere Konzept.

Vor dem Einsatz der schul.cloud empfiehlt es sich, im Kollegium nachzufragen, ob diese App schon in Nutzung ist, denn dann entfällt die Registrierung via E-Mail oder Post. In diesem Fall erstellt die betreffende Kollegin oder der betreffende Kollege den Registrierungsschlüssel via App.

Ebenso von Bedeutung ist es, die Schulleitung von der Nutzung in Kenntnis zu setzen, denn mit der Registrierung einer Lehrperson wird die Schule als einheitliche Instanz für alle weiteren Registrierungen betrachtet. Dies bedeutet, dass alle Personen, die sich bei schul.cloud für die Schule registrieren, sich unabhängig von ihrer Einladung unter Kontakte finden und anschreiben können.

In diesem Zuge ist es sinnvoll, den Elternbeirat mit einzubeziehen und über das Vorhaben zu informieren, um mögliche Fragen im Vorfeld zu klären. Außerdem kann der Elternbeirat als Multiplikator dienen, um eine Umsetzung der schul.cloud zu fördern. In einem allgemeinen Schreiben an die Eltern veröffentlicht man den Registrierungsschlüssel mit dem entsprechenden Link und an einem Elternabend stellt man schul.cloud vor.

Neben diesen Personen sind es die Schülerinnen und Schüler, die von der Nutzung zu überzeugen sind, denn es gilt die gewohnte Verwendung von WhatsApp auf einen ungewohnten Messenger zu lenken. Eines der überzeugenden Argumente für die schul.cloud ist die Anwesenheit der Lehrkraft beispielsweise in einem Klassenchat.

Idealerweise vollzog man diese Schritte vor der momentanen Krise. In der aktuellen Situation sind diese Punkte in gleicher Weise zu berücksichtigen, wobei die Kommunikation verstärkt mit den Eltern über den Elternbeirat erfolgen könnte, falls die E-Mails der Eltern nicht vorliegen.

Um den Schülerinnen und Schülern den Zugang zu schul.cloud zu ermöglichen, empfiehlt es sich, den Registrierungsschlüssel für die Schülerinnen und Schüler in der E-Mail an die Eltern anzugeben, damit die Eltern mit ihren Kindern zusammen den Zugang einrichten.

Je nach Nutzergruppe (Eltern, Schülerinnen und Schüler, Lehrerinnen und Lehrer) lassen sich unterschiedliche Registrierungsschlüssel mit einer variierenden Gültigkeitsdauer erstellen. Daher ist es wichtig, im Schreiben an die Eltern und die Schülerinnen und Schüler die Gültigkeitsdauer des Schlüssels mitzuteilen. Sollten bis zu dem Zeitpunkt nicht alle registriert sein, setzt man ein Erinnerungsschreiben an die Eltern mit neuem Registrierungsschlüssel auf.

3. Nutzung in der Krise

In einer Krise, wie zurzeit mit Corona, ermöglicht die schul.cloud eine zeitnahe Kommunikation, insbesondere mit den Eltern und Schülerinnen und Schülern, die ihre E-Mail kaum nutzen oder nicht genau wissen, wie diese zu verwalten ist.

Hierbei haben sich folgende Elemente bewährt:

3.1    Einrichtung von Klassen- und Elternchats

Um den Überblick zu bewahren, ist es sinnvoll für jede Klasse einen Gruppenchat für Eltern und Schülerinnen und Schüler einzurichten. Diese Gruppen erhalten auf diese Weise die Mitteilungen direkt auf ihr Smartphone und können für alle sichtbar darauf ihre Fragen und Antworten stellen.

3.2    Einzelgespräche

Aufgrund ihres Aufbaus eignet sich die App, um Einzelgespräche mit Eltern und Schülerinnen und Schülern zu führen. Ebenfalls lassen sich schnell mehrere Eltern zusammenführen, um eine gemeinsame „Unterhaltung“ zu führen. Dafür ist die Gründung einer Gruppe nicht notwendig.

3.3    Verwaltung der Dokumente

Die Dokumente, die versendet werden, lassen sich über die Dateiablage verwalten. Es empfiehlt sich, eindeutige Namensbezeichnungen zu verwenden, um die Dateien besser zuordnen zu können. Bewährt hat sich die folgende Syntax: JJJJMMTT_Klassenname_Betreff. Als Beispiel: 20200329_7b_Arbeitsauftrag_Kunst. Hierbei ist es möglich, am Ende den Namen einer Schülerin oder eines Schülers mit dem Format _Nachname_Vorname anzufügen.

3.4    Kurzfristige Meldungen

Die App eignet sich insbesondere für kurzfristige Mitteilungen, um beispielsweise Terminänderungen durchzugeben oder eine Umfrage zu starten. Alle betreffenden Personen erhalten eine Rückmeldung, ohne den gesamten Textanhang „mitzuschleppen“.

In Zeiten wie in dieser Corona-Krise ändern sich Ansagen nahezu täglich, so dass diese Art der Kommunikation zu einem unschätzbaren Wert geworden ist.

4. Fazit

Die Corona-Krise zwingt die Schule, neue Wege der Kommunikation zu gehen. Messenger wie WhatsApp laden förmlich dazu ein, diese „ausnahmsweise“ einzusetzen. Doch trotz der aktuellen Situation bleiben die Datenschutzrichtlinien bestehen, so dass mit der schul.cloud ein Messenger angeboten wird, der sich wie WhatsApp bedienen lässt und die Datenschutzrichtlinien miteinander vereint.

Das war mein schul.cloud-Moment

Der Moment, an dem ich feststellte, wie einfach Kommunikation mit Eltern und Schülerinnen und Schüler geht.

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Die schul.cloud® ist die kostenlose und datenschutzkonforme Alternative zu WhatsApp für Schüler und Lehrer als auch Eltern. Damit haben Schulen sofort und dauerhaft kostenfrei einen Messenger mit Dateiablage, der dem Verbot des US-Dienstes für die Schüler-Lehrer-Kommunikation entgegenkommt.

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