Jahrgangswechsel, Auslandsjahr und Elternzeit – so lösen Sie diese administrativen Vorgänge in der schul.cloud

Jedes Schuljahr schulen Sie neue Schüler ein und ein kompletter Jahrgang verlässt die Schule. Aber was passiert eigentlich mit den Accounts im Schulmessenger? Kein Problem! Dank Ablaufdatum müssen Sie sich um „Karteileichen“ keine Sorgen machen.

So geht’s – der Jahrgangswechsel in der schul.cloud!

Der Jahrgangswechsel in der schul.cloud lässt sich über zwei Möglichkeiten steuern: entweder legen Lehrkräfte für bestimmte Accounts gesammelt Ablaufdaten fest. Und / oder die Verantwortung wird auch in die Hände der Schüler geteilt, indem diese durch die Lehrkraft Schlüssel für die Verlängerung der Organisationsmitgliedschaft erhalten.

Sie erhalten im Folgenden von uns die konkreten Anleitungen für diese Vorgänge:

• Festlegung von Ablaufdaten für Accounts durch die Lehrkraft (Web- und Desktop-Client)
• Erstellung eines Schlüssels durch die Lehrkraft zur Verlängerung der Organisationsmitgliedschaft
• Anschließende Verlängerung des Accounts aus der Rolle der Schüler und / oder Eltern
• Plus: Nutzer temporär deaktivieren bzw. diese dann wieder reaktivieren

Folgen Sie den angegebenen Schritten, um die Aktionen erfolgreich durchzuführen.

Festlegen von Ablaufdaten für Accounts

Diese Funktion steht nur Lehrkräften und nur in Web- und Desktop-Client zur Verfügung.

1. Öffnen Sie „Organisationseinstellungen“ -> „Nutzer“.
2. Wählen Sie über die Kästchen links die zu bearbeitenden Nutzer/innen aus. (Tipp: Filtern Sie vorab nach Rollen für einen besseren Überblick.)
3. Klicken Sie oben rechts auf die drei übereinander angeordneten Punkte und wählen Sie die Position „Nutzer editieren“ aus.
4. Legen Sie ein gemeinsames Ablaufdatum der Accounts aus und beenden Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf „Editieren“.

Den Nutzeraccounts wurde jetzt das Ablaufdatum zugewiesen. Zum zugewiesenen Datum läuft die Mitgliedschaft auf der Schulorganisation aus und die Nutzer können sich nicht mehr einloggen.

Für Schüler, die auch im kommenden Schuljahr auf der Schule sind, können Sie folgendermaßen einen Schlüssel erstellen, mit dem die Nutzer ihre Mitgliedschaft verlängern können.

Erstellung eines Schlüssels zu Verlängerung der Organisationsmitgliedschaft

Zur Verlängerung der Organisationsmitgliedschaft kann der 10-stellige Schlüssel verwendet werden, den neue Nutzer auch zur Registrierung erhalten.

1. Klicken Sie wie gewohnt unterhalb der Chats auf „Nutzer einladen“.
2. Stellen Sie ein, welche Bedingungen der Schlüssel haben soll: Gültigkeit des Schlüssels, Anzahl der Nutzer/innen, die sich darüber registrieren können, Benutzerrolle, Gültigkeit der Accounts = Ablaufdatum des Accounts).
3. Geben Sie den Schlüssel an Schüler und Eltern zu Verlängerung der Accounts.

Schüler, die im kommenden Schuljahr nicht mehr auf der Schule sind, bekommen keinen Schlüssel und werden somit automatisch gelöscht.

Was passiert, wenn Schüler den Verlängerungstermin verstreichen lassen haben?

Ab dem Datum, an dem die Mitgliedschaft auf einer Organisation abgelaufen ist, bleiben die Accounts noch 14 Tage erhalten (Karenzzeit). In diesem Zeitraum kann sich der Nutzer / die Nutzerin nicht mehr einloggen. Sollten Schüler oder auch ein Eltern feststellen, dass sie sich nicht mehr einloggen können und die Verlängerung verpasst haben, kann sich die entsprechende Person an einen Administrator / eine Lehrkraft wenden. Dieser kann den betroffenen Account manuell wieder aktivieren und in der Benutzerverwaltung ein neues Ablaufdatum festlegen.

Was passiert mit einem Account, der mehreren Organisationen angehört?

Hat ein Nutzer Accounts auf mehreren Organisationen, so wird die Mitgliedschaft und die Daten auf dieser Organisation entfernt, nicht aber der komplette Account. Der komplette Account wird entfernt, sobald der Nutzer in keiner Organisation mehr Mitglied ist.

Kann ich einsehen, welche Registrierungsschlüssel gerade aktiv sind?

Ja, Ihre erstellten Schlüssel können Sie im Bereich „Registrierungsschlüssel“ einsehen und verwalten.

Verlängerung des Accounts für Schüler und Eltern

Bevor das Ablaufdatum des Accounts erreicht ist, erhält der Nutzer rechtzeitig eine Benachrichtigung dazu in der App selbst sowie per E-Mail. Damit der Account nicht abläuft, muss ein Code zur Verlängerung eingegeben werden. Diesen können Lehrkräfte wie oben beschrieben erstellen.

1. Eine Lehrkraft erstellt den 10-stelligen Code und teilt ihn mit.
2. Als Schüler oder Elternteil holen Sie sich den Schlüssel von der Lehrkraft. Der Schlüssel kann (je nach Einstellung) von mehreren Nutzern verwendet werden. Alle Nutzer, die ihre Accounts damit verlängern, erhalten das mit dem Schlüssel verknüpfte Ablaufdatum.
3. Öffnen Sie Ihre „Einstellungen“ und wählen dann „Organisationen“ aus.
4. Wählen Sie aus der Liste der angegebenen Organisationen die betroffene Organisation aus.
5. Klicken Sie auf „Mitgliedschaft verlängern“ und geben Sie dort den Schlüssel ein.

Der Account wurde bis zum an den Schlüssel angehängten Datum verlängert. Die Laufzeit der Mitgliedschaft auf der Organisation wird im Bereich „Organisationen“ entsprechend angezeigt.

Sie haben den Verlängerungstermin Ihres Accounts verpasst?

Ab dem Datum, an dem die Mitgliedschaft auf einer Organisation abgelaufen ist, bleiben die Accounts noch 14 Tage erhalten (Karenzzeit). In diesem Zeitraum können Sie sich nicht mehr einloggen. Haben Sie den Verlängerungstermin verpasst, wenden Sie sich an einen Administrator auf Ihrer Organisation. Dieser kann den betroffenen Account manuell wieder aktivieren und in der Benutzerverwaltung ein neues Ablaufdatum festlegen.

Ich bin Mitglied auf mehreren Organisationen. Was passiert mit meinem Account bei Ablauf?

Sind Sie auf mehreren Organisationen Mitglied und einer Ihrer Zugehörigkeiten läuft ab, so haben Sie ab dem Ablaufdatum keinen Zugriff mehr auf Ihren Account auf dieser Organisation. Ihr Zugriff auf alle anderen Organisationen bleibt davon unberührt erhalten.

Nutzer temporär deaktivieren und diese wieder reaktivieren

Befinden sich Nutzer in Elternzeit oder einem Auslandsjahr, so können die Accounts einfach deaktiviert anstatt gelöscht werden. So stellen Sie sicher, dass die Nutzer nach ihrer Rückkehr alle vorherigen Channel-Mitgliedschaften und Konversationen behalten können. Diese Funktion ist nur über den Web- und Desktop-Client möglich.

1. Öffnen Sie „Organisationseinstellungen“ -> „Nutzer“.
2. Wählen Sie den Nutzer aus, dessen Account deaktiviert werden soll und klicken Sie auf die drei übereinander angeordneten Punkte rechts.
3. Klicken Sie auf „Nutzer deaktivieren“.

Der Nutzer wurde deaktiviert und kann sich ab sofort nicht mehr einloggen. Ebenso ist der Account im Kontaktbuch nicht mehr sichtbar. Der Account erhält den Status „Deaktiviert“ und ist so lange deaktiviert, bis er manuell reaktiviert wird. Alle Inhalte bleiben erhalten.

Um einen Nutzer zu reaktivieren, wählen Sie den Nutzer erneut aus wie oben beschrieben und klicken auf „Nutzer reaktivieren“. Der Login ist dann sofort wieder möglich.

Schulmessenger – der erste Schritt zur digitale Schule

Lassen Sie die Wanderschuhe im Schrank, für den Schulmessenger reichen Socken. So einfach ist es nämlich, diesen zu bedienen und einzusetzen! Die Endgeräte? Hat jede/r schon privat. Private Telefonnummer? Bleibt privat. Warten Sie nicht länger, legen Sie los:

Jetzt kostenfrei registrieren