In nur 5 Schritten – Einführung der schul.cloud® an Ihrer Schule!

Sie denken gerade darüber nach, wie Sie die schul.cloud® am besten für Ihre gesamte Schule einführen? Den ersten und wichtigsten Schritt haben Sie schon geschafft! Sie haben die Registrierung durchgeführt und nach erhaltenem Aktivierungsschreiben die Aktivierung Ihrer schul.cloud®-Instanz erledigt. Hier finden Sie nun jede Menge Tipps, wie die schulweite Einführung unseres kostenfreien Messengers mit Dateiablage gelingt.

Sollten Sie (oder auch eine andere Lehrkraft an Ihrer Schule) sich noch nicht für die schul.cloud® registriert haben, dann nutzen Sie jetzt die Gelegenheit. Die Registrierung dauert nicht länger als zwei Minuten, anschließend senden wir Ihnen ein Aktivierungsschreiben an Ihre Schule. Von da an können Sie selbst entscheiden, welche Nutzer Sie einladen möchten. Beachten Sie hierzu auch unsere Anleitung „Wie lade ich neue User in die schul.cloud® ein?“

1. Schritt: Als Administrator die schul.cloud® kennenlernen

Das wichtigste Dokument zum ersten Kennenlernen der schul.cloud® halten Sie bereits mit Ihrem Aktivierungsschreiben in den Händen: unseren QuickStartGuide. Selbstverständlich bieten wir den QuickStartGuide auch zum Downloaden an, sodass Sie immer auf diesen zugreifen können. Sie werden dort in acht Schritten durch die wichtigsten Funktionen geführt:

  1. schul.cloud® installieren – Sie können diese sowohl mobil als auch am PC verwenden.
  2. Registrierung abschließen – dies trifft sowohl für Sie als auch neue Nutzer zu.
  3. Login – Sie finden hier sowohl Infos für die mobile als auch stationäre Nutzung.
  4. Erstanmeldung in der schul.cloud® - u.a. auch Infos zum Verschlüsselungskennwort.
  5. Weitere Nutzer per Registrierungsschlüssel einladen (nur für Lehrer)
  6. Nutzer verwalten (nur für Lehrer) – Sie können Nutzerangaben ändern und Nutzer löschen. Unser Tipp: erweiterte Administrationsrechte bieten unsere pro Module.
  7. Unterhaltungen beginnen – Erstellung von Konversation und Channel, Teilen von Dateien.
  8. Dateien verwalten – Erstellung von Ordnern in Ihrer eigenen Dateiablage.

Holen Sie sich in diesem Schritt jemanden an die Seite! Testen Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten der schul.cloud® für sich und legen Sie fest, wie Sie mit der schul.cloud® arbeiten möchten. Halten Sie diese Ergebnisse unbedingt fest, sodass Sie diese an andere kommunizieren können bzw. sich von der Schulleitung freigeben lassen können.

Gerne geben wir Ihnen hier beispielhaft eine Orientierung, was zu testen bzw. zu entscheiden ist, wenn Sie die schul.cloud® in Ihrer Schule komplikationsfrei einführen möchten:

Kanäle bzw. "Channels" funktionieren ähnlich wie Gruppen und bieten einen Chat für eine ganze Klasse oder eine Gruppierung innerhalb Ihrer Schule. In einem privaten Chat (Konversation) können mehrere Teilnehmer in einer geschlossenen Umgebung kommunizieren. Konversationen können keine weiteren Teilnehmer hinzugefügt werden, Channels schon.

Nutzen Sie Channel beispielsweise, um ein #Lehrerzimmer einzurichten, jeder Klasse ein eigenes digitales #Klassenzimmer zur Verfügung zu stellen oder Ihre #Arbeitsgemeinschaft zu organisieren. Auch einzelne Fachunterrichtsgruppen lassen sich über Channel wie #Biologie 10a organisieren.

Nutzen Sie Konversationen dagegen beispielsweise, um sich mit einem Kollegen über die anstehende Vertretung auszutauschen, Schülerfragen zu beantworten oder mit Eltern einzelner Schüler/innen zu kommunizieren. Auch Ihre Administration lässt sich so einbinden, Krankheitsmeldungen der Schüler/innen oder auch Lehrkräfte können einfach im Einzelchat übermittelt werden.

Legen Sie von Anfang an fest, welche Kommunikation in welcher Form stattfinden soll. So können Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen, aber auch Schüler/innen und Eltern einen kleinen Leitfaden der schulinternen Kommunikation mit der schul.cloud® an die Hand geben. An diesem können sich alle Beteiligten orientieren und Ihre schul.cloud® ist von Beginn an ordentlich strukturiert.

2. Schritt: Mikro-Fortbildung für die Kolleginnen und Kollegen

Erweitern Sie im nächsten Schritt den Testradius der schul.cloud®. Es bietet sich hier vor den Testklassen an, eine Mikro-Fortbildung im Kollegium zu machen. So wissen alle Lehrer/innen der ersten Testklassen Bescheid, wie der Einsatz der schul.cloud® geplant ist.

Laden Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen nun in die vorbereiteten Channel wie das #Lehrerzimmer ein und ermöglichen Sie allen die aktive Verwendung der schul.cloud®. Führen Sie dies begleitet durch, indem Sie beispielsweise alle gemeinsam die initiale Anmeldung vornehmen, sich gemeinsam den Channel ansehen und einen Einzelchat erstellen lassen. So sind alle Lehrkräfte direkt in die neue, digitale Schulkommunikation eingebunden.

Vergessen Sie nicht, hier auch die Schulleitung und Mitarbeiter/innen des Sekretariates oder den Hausmeister einzubinden. Eine direkte, schnelle Kommunikation zu diesen Ansprechpartnern ist hilfreich. Mit dem schul.cloud® pro Grundmodul (kostenpflichtig) können Sie zudem festlegen, dass Schüler/innen diese nicht direkt kontaktieren können, um das Aufkommen gering zu halten.
Oder Sie eröffnen vielleicht sogar einen öffentlichen Channel für #Hausmeister-Infos, in dem Lehrer/innen UND Schüler/innen Meldung machen können.

Eine häufige Fragestellung in Schulen bezieht sich auf den Datenschutz der schul.cloud®. Im Zuge der DSGVO möchten wir Ihnen so transparent wie möglich Auskunft zum Datenschutz in der schul.cloud® geben und Ihnen die Einführung der schul.cloud® an Ihrer Schule so einfach wie möglich gestalten. Sie können unsere Informationen jederzeit herunterladen und verwenden.

3. Schritt: Einführung der einzelnen Klassen in die schul.cloud®

Beginnen Sie diesen Schritt, indem Sie eine oder mehrere Testklassen definieren und mit dieser einen Testzeitraum von ca. zwei Wochen absolvieren. In der Regel ist es empfehlenswert, hier auf Klassen zurückzugreifen, die am Thema digitale Schulkommunikation schon Interesse zeigen und die im regelmäßigen Kontakt mit den initiierenden Lehrkräften stehen.

Definieren Sie vorab entsprechende Aufgabenstellungen, die es in der Testphase zu bearbeiten gilt. Hier werden Sie dann recht zügig feststellen, wo in Ihrer definierten Kommunikation noch Stolpersteine liegen. Räumen Sie diese direkt aus und ergänzen Sie ggf. Ihren Leitfaden.

Anschließend steht einer Einführung in der gesamten Schule nichts mehr im Wege! Verteilen Sie hier die Arbeit im Idealfall auf mehrere Personen. Beispielsweise bietet es sich an, die Einladung der Schüler/innen durch die Klassenlehrer durchführen zu lassen, welche durch die bereits erfolgte mikro-Fortbildung schon Zeit hatten, sich in die schul.cloud® einzuarbeiten. So ist nun auch sichergestellt, dass diese erste Fragen der Schüler/innen beantworten können.

4. Schritt: Integration der Lehrer-Eltern-Kommunikation

Nehmen Sie anschließend auch die Eltern in die Kommunikation innerhalb der schul.cloud® auf! Hier bietet es sich an, ein Einladungsschreiben zu erstellen oder direkt auf dem Elternabend über die Klassenlehrer die Eltern in die Schulplattform einzubinden. Halten Sie die wichtigsten Informationen bereit, um die Eltern über den Ablauf, die Rahmendaten und auch die Funktionsweise in Kenntnis zu setzen. Für das Handling bietet es sich an, Fallsituationen und dazu passende Channels schon vorbereitet zu haben. So kann die digitale Kommunikation sofort losgehen!

Hier einige Anwendungsfälle der Lehrer-Eltern-Kommunikation in der schul.cloud®:

  • Einreichen von Krankmeldungen an den definierten Ansprechpartner in der Schule
  • Austausch zu den Leistungen und Problemen der Schüler auf dem kurzen Wege
  • Informationen direkt an alle Eltern versenden in einem Klassenchannel für Eltern
  • Abstimmung zu Terminen von Klassenfahrten, Elternabenden, Elternsprechtagen

Ein Bedenken, dass Lehrkräfte spätestens hier äußern, ist die dauerhafte Verfügbarkeit für Schüler/innen und Eltern über die schul.cloud®. Es werden jedoch keine privaten Kontaktdaten wie die Handynummer benötigt, daher können zunächst einmal keine anderen Kontaktwege als über die schul.cloud® entstehen. Zudem ist es möglich, innerhalb der App Abwesenheitszeiten zu definieren.

Hilfreich ist es auch, im Vorhinein zu kommunizieren, wie die Reaktionszeiten definiert sind. Legen Sie beispielsweise fest, dass Antworten am Wochenende nicht erfolgen, sondern nur zu den Arbeitszeiten der Lehrkräfte. Ihre Fragen oder Informationen können dennoch alle loswerden, Sie werden diese aber eben erst zu den gegebenen Zeiten beantworten.

5. Schritt: Probleme lösen – auf Schüler-, Lehrer- und Eltern-Ebene

Dieser Schritt ist eigentlich einer, der durchgängig zu bedenken ist. Denn nur, wenn Sie einen Support bieten, auf den Schüler/innen, Lehrkräfte und Eltern zugreifen können, sind sich alle Beteiligten sicher, dass sie nicht im Regen stehen gelassen werden. Daher möchten wir hier noch einmal im Speziellen auf die Möglichkeiten eingehen, die sich Ihnen für den Support bieten:

  • Stellen Sie von Anfang an den QuickStartGuide zur Verfügung. Diesen können Sie bei uns herunterladen, ggf. sogar ausdrucken und in der Schule zur Verfügung stellen.
  • Versorgen Sie jede Berechtigungsstufe mit einem kurzen Leitfaden. Lassen Sie Lehrer, Schüler und Eltern damit wissen, was sie in der schul.cloud® machen können / sollen / dürfen.
  • Definieren Sie im Kollegium feste Ansprechpartner/innen als Administratoren der schul.cloud®. Deren Kontaktdaten können Sie als Anlaufstelle an Nutzer/innen herausgeben.
  • Arbeiten Sie mit Sprechstunden, um das Support-Aufkommen terminlich zu bündeln. Damit können Sie Ihre Administratoren im Zweifelsfall ein wenig entlasten.
  • Haben Sie immer ein offenes Ohr für die Anliegen der Nutzer/innen. Manch eine Lösung bietet dann schon die Erweiterung der schul.cloud® um schul.cloud® pro Zusatzmodule. Diese erleichtern Ihnen am Ende nicht nur die Administration, sondern bieten Ihnen auch neue Möglichkeiten, z.B. mit dem Kalender- oder dem Umfrage-Modul.

Der wichtigste Tipp zum Schluss: legen Sie los!

Es wird immer etwas geben, was es noch zu klären gibt. Das liegt in der Natur der Sache, dass im Prozess auch neue Ideen und Herausforderungen aufkommen. Lösen Sie diese gemeinsam mit denjenigen, bei denen diese auftreten. Entwickeln Sie Ihr individuelles Nutzungskonzept!

Und für den Fall, dass Sie einmal nicht weiterkommen, können Sie sich sicher sein: Unser Support- und Beratungsteam wird sein Bestes tun, Ihnen weiterzuhelfen.

Übrigens: Wenn Sie noch weitere Tipps haben, dann lassen Sie uns diese auf jeden Fall über unser Kontaktformular wissen. Wir erweitern gerne unseren Beitrag um Ihre Hinweise.

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