First Steps – Tipps & Anleitungen, wie Sie Ihre schul.cloud pro einrichten

Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen die ersten Schritte in Ihrer neuen schul.cloud pro erleichtern. Daher erläutern wir die grundsätzliche Einrichtung ebenso wie alles rund um die Nutzerverwaltung. Nach Lektüre dieses Artikels können Sie Ihre schul.cloud pro einrichten, Nutzer einladen und administrieren, Kontaktgruppen verwalten sowie Berechtigungen und den zur Auswahl stehenden User-Status individualisieren. Plus: First Steps beim Verwalten von Channels und zur Umsetzung der schulübergreifenden Kommunikation.

Sie profitieren noch nicht vom kostenlosen Messenger mit Dateiablage schul.cloud, der Ihnen die Schulkommunikation erleichtert, Zeit in der Administration und Organisation spart sowie die Kopier- und Papierkosten deutlich reduziert? Dann legen Sie jetzt los! Die Registrierung dauert nur zwei Minuten und nach Freischaltung können Sie weitere Nutzer eigenständig hinzufügen.

First Steps – Einrichtung der schul.cloud pro

Sie nutzen schon heute die kostenfreie Basis-Version der schul.cloud und haben ein Upgrade auf pro gebucht? Dann können Sie die Einrichtung überspringen und direkt zur Vorstellung der Funktionalitäten des pro Grundmoduls in diesem Artikel springen. Denn die pro Module werden in Ihre bestehende schul.cloud Instanz eingebunden und stehen Ihnen dort zur Verfügung.

Sie nutzen noch nicht die kostenfreie Basis-Version der schul.cloud und haben direkt die schul.cloud pro inklusive der administrativen Erweiterungen des pro Grundmoduls gebucht? Ihr Berater wird Ihnen eine schul.cloud Instanz einrichten. In dieser sind Sie Administrator und können nach Erhalt der Zugangsdaten direkt eigenständig weitere Personen einladen. Wie Sie Nutzer hinzufügen, Kontaktgruppen einrichten und Channels verwalten, erfahren Sie hier.

Zur Nutzung der schul.cloud lesen Sie auch unsere Artikel „Features im Fokus Teil 3: Kommunikation innerhalb der schul.cloud“ und „Features im Fokus Teil 4: Dateiverwaltung innerhalb der schul.cloud“. Dort führen wir Sie ein in die Nutzung von Channels, Einzel- und Gruppenchats und beleuchten außerdem die Verwendung der integrierten Dateiablage.

Nutzeradministration im pro Grundmodul

Mit dem pro Grundmodul haben Sie ein Reihe administrativer Erweiterungen der kostenlosen schul.cloud erworben. Im Folgenden möchten wir Sie in die nun zur Verfügung stehenden Organisationseinstellungen einführen. Bitte beachten Sie, dass die Organisationseinstellungen selbst nur am Desktop zur Verfügung stehen.

Nutzerverwaltung: Erstellen, Importieren, Administrieren

Nutzer einladen

1. Klicken Sie links unten in der Navigationsleiste auf „+ Nutzer einladen“. 
2. Erstellen Sie einen allgemeingültigen Registrierungsschlüssel, über den sich andere Personen einen Account erstellen können.
3. Bestimmen Sie dafür die Gültigkeitsdauer und die Anzahl der Nutzer, die sich mit diesem Code registrieren können. 
4. Weisen Sie eine Benutzerrolle zu. 
5. Klicken Sie auf „Registrierungsschlüssel erstellen“. 
6. Den erstellen Schlüssel können Sie nun in jeder Form weitergeben.

Als Administrator haben Sie zudem die Berechtigung, Nutzer nicht nur einzuladen, sondern diese auch zu verwalten. Sie können Nutzer wie folgt erstellen, administrieren und importieren:

Neuen Nutzer erstellen

1. Wechseln Sie über das Zahnrad in die Organisationseinstellungen.
2. Wählen Sie den Bereich „Nutzer“ aus.
3. Klicken Sie oben rechts auf den Button „Neuen Nutzer“.
4. Formulardaten eintragen und Berechtigung vergeben.
5. Klicken Sie auf den Button „Nutzer erstellen“.

Übrigens: Sie können eigene Berechtigungsstufen einstellen. Diese Option finden Sie weiter unten in den Organisationseinstellungen unter „Berechtigungen“ (auch in diesem Artikel beschrieben).

Nutzer administrieren

Um einen Nutzer zu administrieren, klicken Sie in der Nutzer-Übersicht der Benutzerverwaltung rechts neben dem Nutzer auf den „Dreifachpunkt“. Sie gelangen darüber in ein Menü, durch das Sie die folgenden Administrierungsoptionen erreichen:

• Nutzer editieren und Berechtigungen zuweisen: Hier können Sie den Namen des Nutzers sowie die Berechtigungsstufe anpassen.
• Details anzeigen: Angezeigt werden folgende Nutzerinformationen: Zeitpunkt der letzten Anmeldung, E-Mail-Adresse, Registrierungsschlüssel, Aktivierung des Accounts.
• Endgeräte anzeigen: Listet alle aktiven Endgeräte des Nutzers auf. Diese können vom Administrator gelöscht werden. Der Nutzer verliert dann für dieses Endgerät die Authentifizierung. Im Falle von Verlust oder Diebstahl eines Endgerätes, erhält kein Unbefugter Zugriff.
• Aus Organisation entfernen: Durch diesen Klick wird der Nutzer aus der Organisation entfernt.
• Registrierungsschreiben erstellen: Es wird ein PDF-Dokument mit dem Registrierungsschlüssel ausgegeben, welches Sie ausdrucken und an den Nutzer verteilen können.

Nutzer importieren

1. Klicken Sie oben rechts auf „Nutzer importieren“. Es öffnet sich eine Step-to-Step-Anleitung.
2. Sie haben nun die Möglichkeit, eine Nutzerliste als CSV-Datei hochzuladen. Zur Hilfestellung können Sie sich an dieser Stelle eine Beispielliste herunterladen. Anhand dieser können Sie eine eigene CSV-Liste erzeugen.
3. Ziehen Sie die Datei in das vorgegebene Feld.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
5. Nachfolgend werden Ihnen nun zur Kontrolle alle aufgelisteten Personen angezeigt. (Sollten Sie einen Fehler in Ihrer Liste bemerken, brechen Sie den Vorgang an dieser Stelle ab, korrigieren Ihre CSV-Liste und laden eine neue Liste hoch.)
6. Klicken Sie auf „Weiter“.
7. Im nächsten Schritt können Sie den Nutzern Berechtigungsrollen zuweisen.
8. Klicken Sie auf „Weiter“.
9. Bestätigen Sie im letzten Schritt den Nutzerimport.

Wenn für einen Nutzer beim Import eine E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, wird beim Abschluss des Imports automatisch eine E-Mail an den Nutzer versendet. Wurde keine E-Mail-Adresse angelegt, muss der Nutzer seinen Registrierungsschlüssel auf einem anderen Weg erhalten.

Weitere Optionen

Sie können zusätzlich die Nutzerliste nach Vorname oder Nachname sortieren. Außerdem ist die Nutzerliste durchsuchbar.

Kontaktgruppen erstellen und verwalten

Nutzer können in Kontaktgruppen eingeteilt und deren Kommunikationswege beschränkt werden. Hier erfahren Sie, wie Sie Kontaktgruppen anlegen und bearbeiten:

1. Rufen Sie „Kontaktgruppen“ in den Organisationseinstellungen auf.
2. Klicken Sie oben rechts auf „Neue Kontaktgruppe“. Es öffnet sich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
3. Wählen Sie einen Namen für die neue Kontaktgruppe aus. Sie können hier zusätzlich einen Channel zum Austausch unter den Gruppenmitgliedern einrichten.
4. Klicken Sie auf „Weiter“.
5. Im nächsten Schritt wählen Sie die Nutzer aus, die dieser Kontaktgruppe angehören sollen.
6. Klicken Sie auf „Weiter“.
7. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Kommunikationswege zu beschränken und können auswählen, mit welchen anderen Kontaktgruppen diese Kontaktgruppe kommunizieren darf.
8. Klicken Sie auf „Kontaktgruppe erstellen“.

Um eine Kontaktgruppe zu administrieren, klicken in der Kontaktgruppen-Übersicht rechts auf den „Dreifachpunkt“. Nachfolgend haben Sie die Wahl zwischen:

• Bearbeiten
• Mitglieder verwalten
• Kommunikationswege bearbeiten
• Kontaktgruppe löschen

User-Status verwalten und hinzufügen

Hier können User-Status für die Mitglieder Ihrer Organisation verwaltet und hinzugefügt werden.

Neuen Status erstellen

1. Klicken Sie rechts oben auf „Status hinzufügen“.
2. Benennen Sie den gewünschten User-Status.
3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“.

Berechtigungen

Über diesen Bereich können Sie die Berechtigungs-Rollen für Nutzer Ihrer Organisation verwalten. Neben den voreingestellten Berechtigungs-Rollen, die nicht editierbar sind, haben Sie die Möglichkeit, eigene Rollen mit individuell definierten Berechtigungen zu erstellen.

1. Klicken Sie rechts oben auf „Neue Rolle“.
2. Legen Sie einen Namen für die Rolle fest.
3. Wählen Sie die Nutzer- und/oder Administratorberechtigungen für die neue Rolle aus.
4. Klicken Sie auf „Speichern“.

Die neue Berechtigungs-Rolle kann nun an Nutzer vergeben werden. Dies erledigen Sie bei bereits eingetragenen Nutzern ganz einfach wie beschrieben über die Nutzerverwaltung, indem Sie den Nutzer editieren bzw. bei neuen Nutzern über den Registrierungsschlüssel mitgeben.

Administrative Erweiterungen im pro Grundmodul

Sollten Sie Fragen dazu haben, so nehmen Sie gerne jederzeit über unser Kontaktformular unsere Unterstützung in Anspruch.

Channels administrieren

Durch einen Klick auf „# Channels“ öffnet sich die Channelverwaltung. Hier können alle Channels der Organisation eingesehen und verwaltet werden. Um einen Channel zu administrieren, klicken in der Channel-Übersicht der Channelverwaltung rechts auf den „Dreifachpunkt“. Nachfolgend können Sie einen:

• Channel bearbeiten: Hier können Sie den Namen und die Beschreibung des ausgewählten Channels sowie die Schreiberechte abändern. 
• Channel löschen: Löschen von unverhältnismäßigen oder veralteten Channels.

Über das Suchfeld oben rechts haben Sie die Möglichkeit nach einem Channel zu suchen.

Schulübergreifende Kommunikation

Egal, ob Sie als Lehrkraft an mehreren Schulen bzw. Bildungseinrichtungen tätig sind, die Schule Ihrer Kinder ebenfalls die schul.cloud verwendet oder Sie als Eltern Geschwisterkinder auf unterschiedlichen Schulen untergebracht haben – wenn eine Schule die schul.cloud pro lizensiert hat, können Sie sich in einer Anwendung für mehrere Organisationen registrieren.

Um zwischen den Schulinstanzen zu wechseln, klicken Sie ganz links im Organisationsbereich auf das Symbol Ihrer gewünschten schul.cloud Instanz. Sind Sie in mehr als drei Instanzen registriert, so klicken Sie auf „weitere anzeigen“, um in das Menü zur Instanz-Auswahl zu gelangen. Mobil finden Sie den Instanzen-Wechsel im Menü und dann unterhalb aller Menüpunkte.