Features im Fokus Teil 4: Dateiverwaltung innerhalb der schul.cloud

Im Schulalltag kommen Lehrer/innen, Schüler/innen und Eltern mit einer nicht unerheblichen Menge an Dokumenten in Berührung. Damit diese nicht zur allseits bekannten Zettelwirtschaft eskalieren, bietet die kostenfreie schul.cloud neben ihren Kommunikationsmöglichkeiten auch eine Dateiverwaltung. Wie Sie diese gewinnbringend für Ihren Schulalltag einsetzen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die schul.cloud bietet zur Dateiverwaltung je nach Bedarf verschiedene Möglichkeiten:

  • Dateien in der eigenen Dateiablage lagern und administrieren
  • Teilen von einzelnen Dateien in Channels, Einzel- und Gruppenchats
  • Screenshots direkt aus der Desktop-Anwendung in die Konversation teilen

Wie die Kommunikation im Rahmen der schul.cloud Ihren Alltag in der Schule effizienter gestalten kann, erfahren Sie in unserem Artikel „Features im Fokus Teil 3: Kommunikation innerhalb der schul.cloud“.

Dateien über die eigene Dateiablage administrieren und teilen

Frau Maier bereitet zuhause ihren Unterricht vor. Für ihre Schüler/innen in Physik stellt sie den Aufbau verschiedener Versuchsanordnungen in eindeutig benannte Pakete von Arbeitsblättern zusammen. Anschließend lädt sie alle zusammengestellten Materialien in ihrer eigenen Dateiablage der schul.cloud hoch. Im Unterricht stehen ihr diese Dokumente zur Verfügung – zum einen zur Präsentation und zum anderen, um diese direkt mit ihren Schülern zu teilen.

Die Dokumente mit Ihren Schülern zu teilen, ist ganz leicht:

  • Öffnen Sie Ihre Dateiablage
  • Suchen Sie die gewünschte Datei heraus
  • Wählen Sie über die drei Punkte „Teilen“ aus
  • Klicken Sie nun auf den Channel, Einzel- oder Gruppenchat
  • Abschließend bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf „Teilen“
  • Es öffnet der Chat, in den Sie die Datei nun teilen können

Dateien direkt in Channel, Einzel- oder Gruppenchat einbinden

Nicht jede Datei bedarf der Notwendigkeit, diese zunächst in die eigene Dateiablage hochzuladen. Dateien wie z.B. die Einladung zum Elternabend oder die Packliste für die Klassenfahrt, die direkt an die Eltern gehen sollen, kann Frau Maier auch direkt im Channel der Elternschaft ihrer Klasse teilen. Dafür ist wie folgt vorzugehen:

  • Öffnen Sie den gewünschten Channel, Einzel- oder Gruppenchat
  • Klicken Sie auf das Symbol für den Datei-Upload neben dem Eingabefeld
  • Fügen Sie die Datei über das Plus-Icon oder per Drag & Drop hinzu
  • Prüfen Sie die Vorschau und senden Sie die Datei in den Chat

Die Datei wird in der Dateiablage des einzelnen Channel, Einzeln- bzw. Gruppenchats gespeichert. Sie können auf diese jederzeit zugreifen, indem Sie in der oberen Zeile auf das Wolken-Symbol klicken. Dort finden Sie alle Dateien, die im entsprechenden Chat von Ihnen oder anderen Beteiligten hochgeladen oder geteilt wurden.

Für Schüler/innen ist die Dateiverwaltung der schul.cloud ebenso relevant! Gruppenarbeiten lassen sich leicht abstimmen, gegenseitige Fragen zu den Hausaufgaben einfach klären – und im Zweifelsfall ist auch die Lehrkraft nicht weit weg.

Auch für die Eltern erleichtert die Einrichtung der schul.cloud den Alltag. Krankmeldungen ihrer Kinder können sie nun digital einreichen, indem sie diese in einem Gruppenchat direkt an Klassenlehrer/in und Schulsekretär/in leiten. So sind alle Beteiligten einfach und schnell informiert und die Abwicklung von eher „lästigen“ organisatorischen Dingen kann zügig erfolgen.

Screenshots dank der Desktop-Anwendung der schul.cloud direkt teilen

Über die Desktop-Anwendung haben Sie die Möglichkeit, Screenshots Ihres Bildschirms direkt über die Anwendung anzufertigen und zu versenden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

  • Öffnen Sie den in Frage kommenden Channel, Einzel- oder Gruppenchat
  • Klicken Sie auf das Symbol für den Datei-Upload neben dem Eingabefeld
  • Im geöffneten Fenster klicken Sie nun auf das Screenshot-Icon links unten
  • Sie sehen nun Ihren Bildschirm inkl. einem roten Button zur Auslösung
  • Lösen Sie den Button per Klick aus, sobald Ihre Inhalte bereitstehen
  • Überprüfen Sie den erstellten Screenshot und senden Sie diesen ab

Hinweis: Nutzen Sie mehrere Bildschirme, so wird das Tool alle Bildschirme einzeln abfotografieren und zur Verfügung stellen. Sie können die einzelnen Bilder entsprechend entfernen, wenn Sie nur einen der Bildschirme senden wollten.

Dateien in der iOS- und Android-App herunterladen

Auch mobil haben Sie die Möglichkeit, Dateien in einen Chat einzufügen. Dafür können Sie Dateien aus Ihrer Mediathek auswählen, ein Foto oder Video aufnehmen, eine Sprachnachricht senden oder den Standort übermitteln.

Herunterladen können Sie die Dateien über Android wie folgt:

  • Klicken Sie auf die drei Punkte rechts oben
  • Wählen Sie „Geteilte Dateien“ aus
  • Klicken Sie auf der Datei auf das kleine „i“
  • Wählen Sie anschließend „Speichern“ aus

Bei iOS besteht diese Möglichkeit zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht.

Hausaufgabenmanagement und digitale Tafelbilder effizient nutzen

Hausaufgaben lassen sich in der schul.cloud pro nicht nur als Datei übermitteln, sondern auch direkt als Aufgabe einstellen. Frau Maier kann die Aufgabe innerhalb ihrer Gruppe mit folgenden Komponenten versehen und veröffentlichen:

  • Titel der Aufgabe
  • Beschreibung der Aufgabe (inkl. Auszeichnungen, Aufzählungen etc.)
  • Zugehörige Dateien (werden der Aufgabe direkt angehangen)
  • Abgabedatum (in Form von Datum und Uhrzeit)

Der Bearbeitungsstatus der Aufgaben durch die Schüler ist für Frau Maier direkt einsehbar. Sobald die Schüler/innen Lösungen eingereicht haben, kann ihre Lehrerin ihnen Feedback zur Lösung geben. Es kann so auf jeden Schüler individuell eingegangen werden, während ohne diese didaktische Erweiterung meistens nur ein bis zwei Schüler ihre Lösung vorstellen.

Für den Mathematik-Unterricht steht Frau Maier im Mathematik-Raum eine Digitale Tafel zur Verfügung. Dadurch bietet sich ihr die Möglichkeit, die an der Tafel vorgeführten Musterlösungen per Knopfdruck in die schul.cloud zu laden. Ihre Schüler/innen können sich auf den Lösungsweg konzentrieren und ihn später nachvollziehen, ohne durch die Mitschrift dessen, was Frau Maier gerade an der Tafel vorführt, abgelenkt zu werden.

Für alle Beteiligten lassen sich Informationen schneller, einfacher und umfassender verbreiten und empfangen als auch verarbeiten. Lehrkräfte und Schüler/innen profitieren durch die neue Flexibilitätund festigen in einem geschützten Umfeld ihre Medienkompetenz. In Zeiten permanenter Erreichbarkeit ist es wichtig, dass Schulen und Lehrer/innen ihre Schulkommunikation wieder selbst bestimmen und gestalten!

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