Features im Fokus Teil 1: Wie lade ich neue User in die schul.cloud ein?

Sie haben die schul.cloud aktiviert und möchten nun möglichst alle Beteiligten des Schulalltags dort einbinden? Mit diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen einige Hilfestellungen an die Hand geben, um die schul.cloud mit Nutzern „zum Leben zu erwecken“. Im Anschluss daran zeigen wir Ihnen auch weitere „Einladungsfunktionen“ der schul.cloud.

Begleiten Sie in diesem Beitrag Marita Golsch, Biologielehrerin an dem Heyer Gymnasium durch ihren Alltag. Das Heyer Gymnasium hat sich vor Kurzem auf der schul.cloud registriert. Über ein Rundschreiben an alle Lehrer kennt sie die Grundfunktionen der schul.cloud und möchte die schul.cloud nun nutzen, um gerade mit Schülern in den Austausch zu treten. Dafür muss sie zunächst Einladungen für Schüler erstellen, um diese auf die schul.cloud einzubinden. Erst nach Bestätigung dieser kann die Kommunikation stattfinden. 

Frau Golsch möchte gerne an ihrem PC zuhause über die Web-Anwendung damit beginnen, Schüler einzuladen. Folgende Schritte müssen dafür durchgeführt werden (Gilt auch für die Desktop-Anwendung):

• Klicken Sie auf der Startseite unten „Nutzer einladen“.
• Wählen Sie in der sich öffnenden Maske die Berechtigungsgruppe (Schüler, Eltern oder Lehrer) durch Anklicken aus, für die Sie Einladungen erstellen möchten.
• Anschließend wählen Sie bitte „Registrierungsschlüssel erstellen“.
• Beachten Sie bitte, dass der erstellte Registrierungsschlüssel nur für den angegebenen Zeitraum Gültigkeit besitzt. Benutzer, welche diesen Registrierungsschlüssel nach Ablauf nutzen, können die Registrierung mit diesem Schlüssel nicht abschließen und benötigen einen Neuen.
• Im Anschluss können Sie den angezeigten Registrierungsschlüssel kopieren und diesen bspw. per E-Mail an Schüler, Eltern oder Lehrer versenden. 

Schon auf dem Weg zur Schule und doch noch Schüler vergessen? Auch über die mobile Android Appkann Frau Golsch Nutzer einladen:

• Klicken Sie oben rechts auf die drei übereinander aufgereihten Punkte.
• Wählen Sie bitte „Einstellungen“.
• Anschließend gehen Sie auf „Registrierungsschlüssel“ und wählen Sie das kleine „+“-Symbol.
• Nun können Sie die Berechtigungsgruppe (Schüler, Eltern oder Lehrer) durch Anklicken bestimmen, für die Sie Einladungen erstellen möchten.
• Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem kleinen Häkchen oben rechts.
• Nun können Sie den angezeigten Registrierungsschlüssel kopieren und diesen bspw. per E-Mail an Schüler, Eltern oder Lehrer versenden. 

Frau Golsch nutzt die mobile iOS App? Auch hier können natürlich Nutzer eingeladen werden:

• Klicken Sie unten rechts auf das Zahnradsymbol.
• Wählen Sie „Benutzer einladen“.
• Wählen Sie anschließend die Berechtigungsgruppe (Schüler, Eltern oder Lehrer) durch Anklicken aus, für die Sie Einladungen erstellen möchten.
• Klicken Sie bitte auf „Registrierungsschlüssel erstellen“.
• Nun können Sie den angezeigten Registrierungsschlüssel kopieren und diesen bspw. per E-Mail an Schüler, Eltern oder Lehrer versenden. 
• Unter: https://app.schul.cloud/app#/register können sich die Nutzer dann mit dem Schlüssel registrieren.

Haben Ihre Schüler die Einladung erhalten, können sie sich unter: https://app.schul.cloud/#/register mit dem Schlüssel registrieren. Oder gehen Sie unter https://schul.cloud/ auf „Login“, anschließend auf „Sie haben einen Registrierungsschlüssel für die schul.cloud erhalten?“ und geben Sie den Registrierungsschlüssel ein. Anschließend folgen weitere Anweisungen.

Hinweis: Sie können den Registrierungsschlüssel in dem angegebenen Zeitraum für beliebig viele Personen nutzen. Um die Anzahl der Personen zu begrenzen, die sich mit einem Registrierungsschlüssel anmelden können, wählen Sie „begrenzt“ im Bereich „Anzahl der Aktivierungen“ und legen Sie hier eine Anzahl fest. Ist diese Anzahl der Registrierungen erfolgt, können sich keine weiteren Personen mehr mit diesem Schlüssel anmelden. Registrierungsschlüssel können mehrfach erstellt werden.

Natürlich kann Frau Golsch auf diesem Weg nicht nur Schüler einladen, sondern auch Eltern sowie Kollegen. Hier finden Sie die Schritte in Form von Videos dargestellt: https://schul.cloud/hilfe/registrierungsschluessel-neue-benutzer-schul-cloud-einladen 

Frau Golsch möchte noch mehr Personen an ihrer Schule für die schul.cloud begeistern. Wie fängt sie das am besten an? Hier haben wir einige Szenarien für Sie erarbeitet:

Kommunikation über das schuleigene DSB

Das Heyer Gymnasium besitzt seit einigen Jahren ein Digitales Schwarzes Brett. Dieses bietet eine gute Möglichkeit, um die schul.cloud an andere Teilnehmer des Schulalltags zu kommunizieren. Beschreiben Sie kurz, was die schul.cloud bietet und was die Schüler und Kollegen machen müssen, um diese zu nutzen. Inspirationen dafür finden Sie auf unserer Homepage: https://schul.cloud/ 

Eine Rundmail an Eltern, Schüler und Kollegen

Kommunizieren Sie die Einführung der schul.cloud per Mail an alle Beteiligten. Heben Sie die Vorteile und Einsatzmöglichkeiten hervor und nennen Sie Ansprechpartner. Hilfreich kann auch eine Kurzanleitung (Quick Start Guide) sein, diese finden Sie auf unserer Homepage unter: https://schul.cloud/blog.

Auch ein Informationsflyer kann helfen, einen ersten Eindruck der schul.cloud zu geben. Dieser ist unter diesem Link abrufbar: 

Reden Sie über die schul.cloud

Erzählen und berichten Sie über die schul.cloud und ihre Erfahrungen - ob im Unterricht, der Mittagspause oder im Lehrerzimmer. Durch Ihre Erläuterungen und Erzählungen schaffen Sie bei Schülern, Eltern und Kollegen Vertrauen und diese haben die direkte Möglichkeit, Rückfragen zu stellen.

Nun sind die Schüler fleißig beigetreten, wie geht es nun weiter? Natürlich möchte Frau Golsch Unterhaltungen und einen Klassen-Channel beginnen. Sie öffnet ihren Laptop und legt los.

Konversationen erstellen

• Um eine neue Unterhaltung zu beginnen, klicken Sie im linken Bereich rechts neben „private Chats“ auf das kleine „+“ Plus-Symbol.
• Nun können Sie ein Gespräch mit einem oder mehreren Gesprächspartnern erstellen.

Channel erstellen

• Klicken Sie im linken Bereich rechts neben „abonnierte Channels“ auf das kleine „+“ Plus-Symbol.
• Unter „neuer Channel“ können Sie Ihrem Channel einen Namen sowie eine Beschreibung und ein Passwort zuteilen.
• Zudem können Sie den Beitritt eines Channels durch Einladung beschränken. Dazu verschieben Sie bitte den kleinen Regler nach rechts, sodass er auf “Nutzer können nur mit einer Einladung Mitglied werden” steht.